وظایف و نقش مدیر پروژه- بخش دوم

مهارت ­های یک مدیر پروژه

اساسا مدیران پروژه از ابتدا تا انتها بر عملکرد پروژه ­ها و وظایف اعضای تیم نظارت کرده، به طور موثر با ذینفعان پروژه در ارتباط هستند. مدیران پروژه همچنین باید بتوانند ریسک­ ها و محدودیت­ های بالقوه را پیش‌بینی و راه‌حل‌های مناسبی برای کاهش یا حذف آن­ها بیابند تا مانع موفقیت پروژه نشوند.

در جریان مشاوره ایزو 21500 نگاهی می­ اندازیم به زمینه­ هایی که مدیران پروژه ماهر و با تجربه در آن­ها مهارت مناسبی دارند:

• رهبری و ارتباطات مؤثر: مدیران پروژه باید به طور موثری تیم‌های خود را برای رسیدن به مقصودِ پروژه رهبری و هدایت کنند و با ارتباطات مؤثر، رضایت ذینفعان پروژه را در طول چرخه حیات پروژه کسب کنند.
• سازماندهی و مدیریت زمان: مدیران پروژه باید با سازماندهی تیم‌ها و تفویض اختیارات مسیر رسیدن به اهداف پروژه را هموار کرده و اطمینان یابند که تمام اقلام تحویلی پروژه به موقع تکمیل و تحویل می‌شوند.
• حل خلاقانه مسئله و سازگاری: مدیران پروژه باید بر مهارت حل مسئله تسلط یابند و برای حل مسائل و مشکلات پروژه­ های خود راهکار هایی خلاقانه و منطبق با شرایط ارائه کنند تا از ضرر و زیان و حوادث ناگوار جلوگیری کنند.
• انگیزه و مدیریت تیم : مدیران پروژه باید اطمینان حاصل کنند که ذینفعان و اعضای تیم در طول چرخه حیات پروژه، با انگیزه باقی می­ مانند. علاوه بر این، آن­ها باید بتوانند تیم خود را برای اطمینان از کسب نتایجی منطبق با برنامه مدیریت کنند.

پرورش هر کدام از مهارت هایی که ذکر شد برای مدیران پروژه ضروری است. یک مدیر پروژه باید بطور مستمر و سخت‌کوشانه برای تسلط بر این مهارت‌ها تلاش کند.

مهارت­های عمومی ضروری برای مدیران پروژه

در مشاوره مدیریت پروژه تأکید می‌شود که یک مدیر پروژه علاوه بر مهارت­ های خاص در هر حوزه، باید دارای مهارت‌های مدیریت پروژه بوده و آن­ ها را در عمل اجرا نماید.

در ادامه به بررسی مهارت­ های عمومی در  مشاوره ایزو 21500 می­پردازیم. شما به عنوان مدیر پروژه، نقش کلیدی در موفقیت سازمان ایفا می­کنید. تقویت این پنج مهارت می‌تواند به شما در ایجاد پایه‌ای برای موفقیت در این زمینه کمک کند:

• رهبری: شما یک تیم را برای رسیدن به یک هدف رهبری خواهید کرد.
• ارتباط: شما اغلب اولین دروازه ارتباطیِ اعضای تیم، تامین کنندگان، ذینفعان و مشتریان هستید.
• سازماندهی: این مهارت، توانایی اولویت­بندی و اداره همزمان وظایف گوناگون در پروژه را تقویت می کند.
• تفکر نقاد: برخورداری از تفکر نقاد سبب تجزیه، تحلیل و ارزیابی یک موقعیت و پیشگیری از مشکلات، پیش از وقوع آن­ها می­شود.
• حس شوخ طبعی: نزدیک شدن به یک پروژه با نگرش مثبت می­تواند استرس را کاهش داده و به تیم شما انرژی دهد.

در حین مشاوره مدیریت پروژه چند پیشنهاد به مدیران پروژه ارائه می­دهیم:

• بیشتر بشنوید،
• برنامه را به هیچ وجه کنار نگذارید و در صورت نیاز آن را اصلاح نمایید،
• از متخصصین کمک بگیرید،
• اطلاعات را به اشتراک بگذارید،
• اطلاعات و برنامه­ ها را مکتوب کنید،
• به موفقیت تعهد داشته باشید،
• به نیازهای فردی، تیمی و پروژه در همه ابعاد توجه کنید.
• حتما از رویکرد ساختار یافته و منسجمی که از پیش تعریف شده استفاده کنید. در پروژه­ها همواره فشار و احساسات وجود دارد. عدم استفاده از روش­های نظام‌مند باعث فرسودگی و هیجانی رفتار کردن خواهد شد،
• پروژه ­های کوچک و بزرگ نیازمند رویکرد نظام‌مند هستند،
• رویکردهای ساختار یافته منجر به ساماندهی اطلاعات جدید و خلاقیت می شود و جلوی استفاده تصادفی از اطلاعات و امکانات را می گیرد.

مراقب باشید در دام‌هایی مانند موارد زیر گرفتار نشوید:

• عمل گرایی بدون برنامه
• آماده نکردن مقدمات و پیش­نیاز­ها
• عدم تکمیل مراحل خاتمه، سنجش و ارزیابی
• کار کردن بیشتر از الزامات
• عدم تعیین مسئول مشخص برای بسته های کاری