بررسی استاندارد ISO 21502:2020 بخش اول- مفاهیم مدیریت پروژه

پس از بررسی استاندارد ISO 21500:2021 در مقاله پیشین به بررسی استاندارد ISO 21502:2020 می‌پردازیم که به مدیریت پروژه می پردازد. استاندارد در 6 فصل تدوین شده است:

1. محدوده استاندارد
2. مآخذ اصلی (استانداردهای دیگر مرتبط)
3. اصطلاحات و تعاریف
4. مفاهیم مدیریت پروژه
5. پیش نیازهای رسمیت دادن به مدیریت پروژه
6. شیوه های مدیریت پروژه یکپارچه
7. روش های مدیریت یک پروژه

در این مقاله فصل چهارم، مفاهیم مدیریت پروژه را بررسی می کنیم.

همانطور که در مقاله ISO 21500:2021 ذکر شد، پروژه ها یا بصورت منفرد و یا به عنوان بخشی از طرح یا پورتفولیو در سازمان ها تعریف می شوند. در مشاوره مدیریت پروژه در نظر می گیریم که استراتژی سازمانی برای شناسایی، مستندسازی و ارزیابی فرصت‌ ها، تهدیدها، ضعف ‌ها و نقاط قوت استفاده می شود. فرصت ها و تهدیدهای انتخاب شده در سند کسب و کار (انگیزه تجاری) دقیق تر بررسی شده،  به شروع یک یا چند پروژه منجر می شود. خروجی‌ های پروژه‌ ها نتایج و دستاوردهایی به همراه دارند که باید برای سازمان ‌های حامی، و همچنین برای ذینفعان داخلی یا خارجی منافعی را در پی داشته باشد.

فعالیت های سازمان معمولا در دو دسته اصلی پروژه و عملیات انجام می شود:

الف) پروژه ها موقتی هستند و بر حفظ یا افزودن ارزش یا توانمندی، برای یک سازمانِ حامی، ذینفع یا مشتری متمرکز هستند و موضوع اصلی مشاوره ایزو 21500 هستند.

ب) عملیات شامل فعالیت های مستمر است و بر پایداریِ سازمان تمرکز دارند. تولید و عرضه محصولات و خدمات بصورت مستمر و تکراری عملیات است.

تفاوت پروژه ها به دلیل مؤلفه های مختلفی است که در شکل زیر به مهم ترین موارد آن اشاره شده است:

از نگاه استاندارد، مدیریت پروژه با یکپارچگی روش‌های مختلف، پروژه را هدایت، آغاز، طرح ریزی، پایش و کنترل و ختم می کند. منابع تخصیص یافته به پروژه را مدیریت کرده و با تشویق و ترغیب افراد، مسیر دستیابی به اهدف پروژه را هموار می‌کند. علاوه بر آن در مشاوره مدیریت پروژه نشان داده مش شود که مدیریت پروژه باید فرایندها و روش‌ هایی را برایِ طراحی سیستم مناسب، به اجرا درآورد.

بستر پروژه:

محیط و بستر پروژه، نقش مهمی در رسیدن به موفقیت آن ایفا می کند. عوامل متعددی در دو سطحِ درون سازمانی و برون سازمانی بر پروژه ها اثر می گذارند:

• عوامل درون سازمانی مانند: استراتژي، فناوری، بلوغ سازمانی، دسترسی به منابع، فرهنگ و ساختار سازمانی است و در زمانِ اقداماتی مثل اختصاصی سازیِ رویکرد مدیریت پروژه، توسعه سند کسب و کار و امکان سنجی باید مورد توجه قرار گیرند.
• عوامل برون سازمانی که بر الزامات، محدودیت ها و ریسک های پروژه اثر می گذارند، مانند: عوامل اقتصادی-اجتماعی، جغرافیایی، سیاسی، نظارتی، فناورانه و بوم شناختی.

علاوه بر استراتژي که در مقاله ISO 21500:2021 به آن پرداخته شد و از ارکان بنیادی برای مشاوره مدیریت پروژه در سازمان های پروژه محور است، برای مدیریت بهتر پروژه ها باید از دو منظر به آن ها نگریست:

• از نگاه مشتری یا سازمان حامی که الزامات به آن تعلق دارد و کارها را انجام داده یا به سازمان های تأمین کننده واگذار می کند.
• از نگاه تأمین کننده یا سازمان پیمانکاری که فعالیت اصلی آن ارائه محصول یا خدمت به سازمان های دیگر است. معمولا محدوده پروژه آن ها بخشی از محدوده پروژه مشتری به حساب می آید.

محدودیت های پروژه:

خروجی ها و نتایج پروژه باید در خلال محدودیت های شناسایی شده حاصل شود. مهمترین محدودیت ها شامل موارد زیر می شود:

1.      مدت زمان رسیدن به تاریخ تکمیل پروژه 2.      دسترسی به منابع مالی سازمان 3.      بودجه مصوب و تخصیص داده شده 4.      میزان دسترسی به منابع سازمانی 5.      عوامل مرتبط با سلامت و امنیت کارکنان 6.      ایمنی 7.      سطح قابل قبول برای ریسک 8.      تأثیرات بالقوه اجتماعی و محیطی 9.      الزامات حقوقی و مقرراتی دولتی 10.   حداقل استاندارد کیفیت

در اغلب مواقع، محدودیت ها بر یکدیگر اثر می‌گذارند لذا ضروری است که در مشاوره ایزو 21500 به این موضوع توجه داشت که محدودیت ها به خوبی درک و متوازن شده، بصورت منظم بازبینی شوند.

از طرفی ضروری است که قرارداد به تأیید ذی نفعان کلیدی پروژه برسد، به ویژه آن هایی که در مورد محدودیت های پروژه و اولویت بندی آن ها تصمیم می گیرند.

پروژه ها، مستقل یا بخشی از طرح یا پورتفولیو

پروژه ها مطابق نمودار زیر در سازمان تعریف می شوند. باید توجه داشت که مبانی مدیریت پروژه ها در همه این حالت ها یکسان است. تفاوت در کارهای مرتبط با حکمرانی، سطح گزارش دهی و تصمیم گیری است. از این رو حکمرانی و اهداف پروژه هایی که بخشی از طرح یا پورتفولیو هستند می بایست با حکمرانی طرح و پورتفولیوی خود همسو و هماهنگ باشند.

تاکنون به کلیات و بستر شکل گیری پروژه ها پرداختیم. در ادامه مرور فصلِ چهارمِ استاندارد و در مقاله بعدی به حکمرانی پروژه ها، سازمان پروژه و نقش‌ها و همچنین شایستگی کارکنان پروژه خواهیم پرداخت.

منابع:

• استاندارد ISO 21500:2021
• استاندارد ISO 21502:2020