بررسی استاندارد ISO 21502:2020 بخش دوم- حکمرانی پروژه

در بخش اول بررسی استاندارد ISO 21502:2020 به تفاوت ‌های پروژه و عملیات، جایگاه پروژه در سازمان و محدودیت ‌های پروژه پرداختیم، در ادامه حکمرانی پروژه، چرخه حیات را بررسی می‌کنیم:

حکمرانی پروژه

سازمان، پروژه را بر اساس یک سند کسب و کار (Business Case) مورد توافق، هدایت کرده، رسمیت بخشیده و کنترل می کند. حاکمیت پروژه باید شامل اصول، خط مشی ها و چارچوب هایی برای تحقق این امر باشد. لذا ضروری است در مشاوره مدیریت پروژه به این اصل توجه داشت، مؤسسه استاندارد (ISO) و همچنین مؤسسه مدیریت پروژه (PMI) استاندارد و راهنمای تکمیلی برای حکمرانی تدوین کرده اند.

حاکمیت پروژه باید بر موضوعاتی مانند موارد زیر اعمال شود:

الف) خط ‌مشی ‌ها، فرآیندها و روش ‌هایی که برای انجام فعالیت ‌ها و روش ‌های تعریف ‌شده در این استاندارد استفاده می‌شوند.

ب) چارچوب های مدیریت، از جمله چرخه حیات پروژه.

ج) نقش ها و مسئولیت ها، به همراه حد و مرز برای اختیارات در تصمیم گیری.

مسئولیتِ استقرار و حفظِ حاکمیت پروژه، معمولاً توسط هیئت حاکمه سازمانِ حامی (Sponsoring organization) به حامی پروژه (project sponsor) یا هیئت حاکمه پروژه (project board) واگذار می شود.

حاکمیت پروژه بخش از چارچوب یکپارچه حاکمیت کلی سازمان است.

سند کسب و کار زیربنای حکمرانی پروژه را می سازد. در مشاوره مدیریت پروژه تأکید می شود که باید برای توجیه پذیریِ شروع و ادامه پروژه استفاده شود. مواردی که باید در آن قید شده یا به آنها ارجاع شود عبارتند از:

چرخه حیات پروژه

در زمان تعریف چرخه حیات پروژه باید به موارد زیر توجه داشت:

1. حکمرانی سازمانی و پروژه
2. ریسک ‌ها
3. عوامل کنترلی
4. طبیعت یا مشخصات پروژه
5. سایر عوامل محیطی و سازمانی

فاز در روش ‌های مختلف مدیریتی با تعابیر مختلفی چون مرحله (stage)، چرخه تکرار (iteration) یا انتشار (release) نامیده می شود. نوع پروژه، حاکمیت مطلوب و ریسکِ پیش بینی شده، تعداد و نام فازهای یک پروژه را تعیین می‌ کند. فازها رویکرد مدیریت پروژه به محصول را نشان می ‌دهند و می‌ توانند متعین (predictive)، تکراری (iterative)، افزایشی (incremental)، تطبیقی (adaptive) یا ترکیبی (hybrid) باشد. تعیین رویکرد مناسب برای پروژه‌های سازمان از مراحل مهم در مشاوره مدیریت پروژه است.

فازها باید شروع و پایان مشخصی داشته باشند. هر فاز از چرخه حیات پروژه، باید رخداد کلیدی (milestone) خاصی داشته باشد که به تصمیمات، اقلام قابل تحویل کلیدی، خروجی ها یا نتایج مربوط شود. هر فاز قبل از یک نقطه تصمیم گیری است که درگاه (gate) نامیده شده و از جنبه های اساسی حاکمیت پروژه به شمار می رود. معیارهای رسمیت یافتن برای شروع یک فاز باید تعریف شوند، تفاوت این معیارها به محیط سازمانی، چرخه حیات در حال استفاده و حاکمیت پروژه  وابسته است. که در حین مشاوره ایزو 21500 به دقت بررسی می شود. در برخی شرایط، فازها می ‌توانند همپوشانی داشته باشند. ارتباط بین چرخه حیات پروژه، روش ‌های مدیریت یکپارچه پروژه و شیوه ‌های مدیریت یک پروژه در تصویر زیر نشان داده شده است:

فصل چهارم استاندارد با بررسی سازمان پروژه و نقش‌های آن مطابق جدول زیر، به پایان می‌رسد و در مقاله بعدی به عنوان یکی از مباحث مهم در مشاوره ایزو 21500 به تفصیل به آن خواهیم پرداخت.

منابع:

• استاندارد ISO 21502:2020