وظایف و نقش مدیر پروژه- بخش اول

در ادامه مقاله ­های آموزشی، این بار به وظایف و نقش مدیر پروژه در مشاوره مدیریت پروژه می ­پردازیم.

مدیر پروژه یکی از نقش­های اصلی و کلیدی در مشاوره مدیریت پروژه و به دنبال آن مشاوره ایزو21500 بوده و نقش مهمی در رهبری یک تیم پروژه به منظور دستیابی به اهداف پروژه ایفا می­کند.

مدیریت پروژه را می ­توان به کارگیری دانش، مهارت ­ها، ابزارها و تکنینک ­ها در خصوص فعالیت­ های گوناگون پروژه در راستای دستیابی به اهداف پروژه و تحقق الزامات پروژه که در ابتدای پروژه تعیین شده است، تعریف نمود. این دستیابی به اهداف و الزامات از طریق یکپارچه ­سازی فرآیندهای مدیریت پروژه توسط مدیر پروژه صورت می ­گیرد.

مدیران پروژه با استفاده از تخصص مدیریت پروژه خود پروژه ها را در صنایع مختلف آغاز، اجرا و تکمیل می ­نمایند. از اپلیکیشن ‌های موبایل گرفته تا معماری باشکوه شهرهای بین ‌المللی، آن ‌ها نوآوران برخی از درخشان ‌ترین محصولات، خدمات و فرآیندهای امروزی هستند. مدیران پروژه دارای مجموعه مهارت ­های متنوعی هستند که به آنها اجازه می­ دهد هر یک از وظایف خود در مدیریت پروژه را به روشی منحصر به فرد و استراتژیک انجام دهند. مهمتر از همه، آن ­ها می­دانند که چگونه از مهارت­های مدیریت پروژه خود برای تقویتِ توانایی سازمان در یادگیری، موفقیت و تکامل یک پروژه استفاده کنند.

اگر بخواهیم در مشاوره مدیریت پروژه تخصصی­ تر بررسی کنیم می ­توان گفت که مدیر پروژه حرفه­ ای است که پروژه ­ها را با محدودیت­ هایی از قبیل بودجه و زمان­بندی سازماندهی، برنامه­ ریزی و اجرا می ­نماید. در واقع مدیران پروژه کل تیم‌ها را رهبری می‌کنند، اهداف پروژه را تعریف می‌کنند، با ذینفعان ارتباط برقرار می‌کنند و پروژه را تا پایان آن می ‌بینند. خواه اجرای یک کمپین بازاریابی، ساخت یک ساختمان، توسعه یک سیستم کامپیوتری یا راه اندازی یک محصول جدید باشد. باید در نظر داشت که مدیر پروژه مسئول موفقیت یا شکست آن پروژه حساب می­ شود.

با در نظر گرفتن مشاوره ایزو 21500 می ­توان گفت در طول چرخه عمر پروژه یک پروژه، مدیر پروژه مسئول موارد زیر است:

• تعریف محدوده پروژه
• پایبندی به برنامه
• برنامه­ ریزی هزینه پروژه و پایبندی به آن
• مدیریت منابع پروژه
• مستندسازی پیشرفت پروژه
• ارتباط با ذینفعان
• ارزیابی ریسک­ها
• شناسایی انحراف‌ها و عیب­یابی
• کنترل و تضمین کیفیت
• 

تنوع بسیار زیاد وظایف گفته شده در بالا بدان معنا است که هیچ دو روز کاری در پروژه و یا هیچ دو پروژه‌ای کاملا یکسان نمی باشد. به عنوان یک مدیر پروژه، در هر روز، ممکن است در حال مصاحبه و استخدام استعدادهای جدید، مدیریت جلسات تیم، تخصیص مجدد منابع برای پوشش هزینه ­های غیرمنتظره یا به روز رسانی ذینفعان در مورد پیشرفت پروژه باشید.

به عنوان مدیر پروژه:

• مسئولیت نهایی موفقت پروژه با شماست.
• تعیین می­ کنید مولفه­ های مختلف یک پروژه چگونه با هم هماهنگ می ­شوند.
• تیم را به سوی موفقیت و تکمیل پروژه راهبری می­ کنید.
• مدیریت الویت ­های متعارض و متضاد که ممکن است در طول پروژه با آن مواجه می­ شوید نیازمند توانایی و مهارت نگاه باز و گشوده در پروژه است.

در واقع به صورت بسیار خلاصه می ­توان گفت پایه ­های موفقیت در مدیریت پروژه، به عنوان یک مدیر پروژه شامل مواردی از قبیل زیر می ­باشد:

• برخورداری از سیستم مناسب و مستقر
• تشویق و الهام بخشی برلی عملکرد خوب از طریق رهبری
• قضاوت و تصمیم­ گیری مناسب در مواقع ضروری

آنچه به عنوان مدیر پروژه برای مدیریت پروژه موفق نیاز دارید:

• انتخاب فرآیندهای درست:
• برای برنامه ­ریزی زمان، هزینه و منابع
• مدیریت ریسک ­ها
• پایش پیشرفت پروژه
• اطلاع رسانی و برقراری ارتباطات
• ارزیابی
• رویکرد و روش مناسب برای مدیریت چرخه عمر پروژه
• مهارت­های رهبری
• اطلاع رسانی صحیح و به روز
• و اشراف بر ذینفعان

در خلال مشاوره مدیریت پروژه، یکی از سوء تفاهم­ های رایج در مدیریت پروژه، محدود کردن مفهوم مدیریت پروژه به برنامه زمانی پروژه و یا به صورت محدودتر کار با نرم افزارهایی از قبیل MSP Project و یا Primavera است. در صورتی که هیچ یک از موارد گفته شده یعنی برنامه زمانی و ابزارهای آن مثل نرم افزارهای کاربردی گفته شده تنها یک بخشی از کار مدیریت پروژه می ­باشند.

در نظر داشته باشید، نرم افزارها به عنوان یک ابزار کمکی هستند و باید متناسب با ابعاد، اندازه و پیچدگی پروژه باشند، خود به تنهایی یک پروژه جدید حساب نشوند!

در نظر داشته باشید، مدیر پروژه، مدیر پروژه است نه مجری پروژه!

در واقع همانگونه که از اسم آن مشخص است، نقش اصلی مدیریت پروژه، مدیریت کردن پروژه است نه انجام کارهای پروژه. یکی از آفت ­های آسیب زا به پروژه، غرق شدن مدیران پروژه در جزئیات فنی و غافل شدن از کل پروژه است. این آفت به ویژه در پروژه های بزرگ و پیچیده و چند تخصصی می­تواند بیشتر نمود پیدا کند.