معرفی رویکرد‌های مدیریت پروژه- بخش اول

در خلال مشاوره ایزو 21500 پروژه این‌گونه تعریف می شود: پروژه تلاشی موقتی برای دستیابی به یک یا چند هدفِ معین (تعریف شده) است. در مقاله «پروژه چیست و مدیریت پروژه به چه مباحثی می‌پردازد؟» ذکر شد که استانداردها و راهنماهای متعددی در اختیار سازمان‌ها و مدیران پروژه قرار گرفته است تا بتوانند جلوی شکست پروژه‌ها رو گرفته و آن‌ها را در مسیر موفقیت قرار دهند. اما در نگاهی کلان، این ابزارها هرکدام بر مبنای رویکردی جامع‌تر تدوین شده‌اند. در مشاوره مدیریت پروژه پروژه‌ها براساس ماهیت ذاتی و منحصر به فرد خود، صنعتی که در آن تعریف می‌شوند و سایر شرایط محیطی و درنی خود زیر چتر هر کدام از این رویکردها قرار می‌گیرند.

مدیران پروژه و صاحب نظران رویکردها، متودولوژي‌ها و چارچوب‌های متنوعی برای پروژه تعریف می‌کنند و گاه اختلاف نظر‌هایی در نامگذاری‌ها و تفکیک بین رویکرد، متودولوژی، راهنما و چارچوب دیده می شود لذا برای تبیین بهتر مسئله در این مقاله به معرفی سه رویکرد اصلی برای پروژه‌ها می پردازیم تا دید بهتری برای مشاوره مدیریت پروژه ساخته شود. در ادامه این سلسله مقالات نگاهی مفصل‌تر به این سه رویکرد و سایر دیدگاه‌ها خواهیم انداخت.

انواع رویکرد‌های مدیریت پروژه:

رویکرد سنتی / آبشاری:

پروژه‌ها به‌طور معمول با برنامه ریزی آغاز شده و سپس مطابق برنامه اجرا و کنترل می شوند. به عنوان نمونه در مشاوره ایزو 21500 علاوه بر آن محدودیت‌های اصلی پروژه شامل محدوده، زمان، هزینه و کیفیت در  برنامه مشخص شده و در طی فرایندهای مختلف، اجرا پایش و کنترل می‌شوند.

شکل 1 محدودیت‌های اصلی مدیریت پروژه

بصورت پیش‌فرض در چنین پروژه‌هایی و در حین برنامه ریزی، محدوده پروژه مشخص بوده و زمان و هزینه قابل پیش بینی است. بصورت کلی و مطابق توصیف مؤسسه مدیریت پروژه یا PMI (Project Management Institute) به آن‌ها پروژه‌های سنتی یا آبشاری گفته می‌شود. در مشاوره مدیریت پروژه مشخص می‌شود که این پروژه‌ها از ابتدا برنامه ریزی شده، اجرا کاملا مطابق با برنامه به پیش خواهد رفت. اصلی ترین وظیفه فرایند‌های کنترلی، بررسی تطابق اجرا با برنامه است. اگر در طول زمان اجرایِ پروژه، نیاز به اعمال تغییراتی باشد، در مشاوره ایزو 21500 و سایر استانداردها ابتدا برنامه اصلاح شده و سپس اجرا خواهد شد. اکثر پروژه‌هایی مانند بنا کردنِ ساختمان، راه اندازی خط تولیدِ خودرو و موارد مشابه از این الگو پیروی می‌کنند.

چرا در دنیای پروژه‌ها رویکردهای دیگری مطرح شده است؟

در مشاوره مدیریت پروژه نشان داده می‌شود که پروژه همواره تحت تأثیر عوامل مختلف محیطی و درونی آن بوده، شفاف و قابل پیش بینی نیست، به عنوان مثال یک کمپین انتخاباتی با توجه به تعریف، پروژه است، موقتی است و هدفی را دنبال کرده و منابعی صرف آن می‌شود. اما محدوده کاری در محیطی ناپایدار تعریف می‌شود، واکنش به شرایط سیاسیِ بین‌المللی و ملی و منطقه‌ای ضروری است و عملکرد رقبا و انتظارات مخاطبین نیز غیر قابل پیش بینی و گاه خارج از کنترل دست اندر کارانِ پروژه (کمپین) خواهد بود. در چنین شرایطی، رویکرد سنتی یا آبشاری ناکارآمد است زیرا برای برنامه ریزی اصلاحی بر روی تغییرات فرصت کافی در اختیارِ تیم نیست. درواقع واکنشِ سریع‌ به تغییرات جزوی از ذات پروژه است. و به شیوه‌ای انعطاف پذیر و پویا یا به تعبیر دقیق‌تر رویکردی انطباقی (Adaptive) نیاز خواهیم داشت. در چنین شرایطی رویکرد چابک یا اجایل می‌تواند به موفقیت پروژه یاری رساند.

در نمودار زیر که برگرفته از راهنمای روش چابک (Agile Practice Guide) است، میزان عدم قطعیت در الزامات (چیستی) و همچنین مسائل فنی (چگونگی انجام)، نشان داده شده است که بر اساس آن باید رویکرد مناسب را به کار گرفت.

شکل 2مدل عدم قطعیت و پیچیدگی

در حالتی که عدم قطعیت در هر دو بخش کم باشد، رویکرد سنتی یا آبشاری برای پروژه مناسب است. که در مشاوره ایزو 21500 به سازمان‌ها ارائه می شود. در شرایط پیچیده رویکرد انطباقی/ چابک راه حل مناسبی است. رویکرد مناسب در زمان مشاوره مدیریت پروژه و پس از مرحله شناختِ سازمان و پروژه پیشنهاد می‌شود.

.

شکل 3رویکرد مناسب بر اساس مدل عدم قطعیت و پیچیدگی

تاکنون به ضرورت انتخاب رویکرد مناسب در مشاوره مدیریت پروژه اشاره کرده، از پروژه‌های آبشاری به عنوان مخاطب اصلی مشاوره ایزو 21500 نام بردیم. پروژه‌ها در صنایع مختلف ویژگی‌های منحصر بفردی دارند و در ذات خود منحصر به فردند، در شرایط عدم قطعیت به رویکرد‌های دیگری چون چابکی نیازمندیم و گاه برای رسیدن به هدف باید این دو راه را تلفیق کرده و رویکردی ترکیبی یا هیبریدی بهره ببریم. در مقاله بعدی بیشتر به این دو رویکرد اخیر خواهیم پرداخت.