سیستم مدیریت پایدار رویدادها و مراسم

   مشاوره ایزو و استانداردهای بین­ المللی امروزه یکی از مهمترین خدمات شرکت­های مشاوره مدیریت محسوب می­شود. در این سری از مقالات قصد داریم با توجه به تجربیات، مزیت­های استفاده از مشاوره ایزو برای استقرار استانداردهای مدیریتی مطرح را بیان نماییم. در این مقاله به استاندارد ایزو 20121، ISO 20121 می پردازیم.

مشاوره ایزو 20121، ISO 20121، راهنمای لازم را برای مدیریت پایدار رویدادها و مراسم ارائه می کند. این استاندارد در سال 2012 انتشار یافته و قابلیت صدور گواهینامه ایزو نیز دارد. ایزو 20121 برگزارکنندگان مراسم و رویدادها را یاری می نماید تا در تمام مراحل برگزاری رویداد از برنامه ریزی تا اجرا، پایداری همه جانبه را دنبال کنند.

برگزاری یک رویداد (از خیلی کوچک نظیر یک همایش ساده تا خیلی بزرگ نظیر المپیک) همواره تاثیرات زیست محیطی، اجتماعی و اقتصادی بسیاری دارد. مشاوره ایزو 20121، ISO 20121، به سازمان کمک می کند تا در حین برنامه ریزی تا اجرای رویداد، تاثیرات زیست محیطی، اقتصادی و اجتماعی نامطلوب را به حداقل ممکن برساند. مشاوره ایزو این استاندارد اولین بار برای برگزاری المپیک لندن به کار گرفته شد و مدیریت شهری لندن توانست در سال 2012 با بهره گیری از این استاندارد، تولید زباله حاصل از برگزاری المپیک را به صفر رساند (تمام زباله ها در سیستم بازیافت قرار گرفتند) و همچنین پیشرفت های چشمگیری در کاهش هزینه های حمل و نقل و … به وجود آورد.

                     برگزاری رویداد – ایزو 20121 – مدیریت رویداد

در تعریفی دیگر مشاوره ایزو 20121، ISO 20121 ابزاری برای تعیین اثرات نامطلوب برگزاری یک رویداد  به حداقل رساندن این تاثیرات و همچنین افزایش تاثیرات مثبت برگزاری یک رویداد ارائه می نماید. از سوی دیگر، اهتمام به مشاوره ایزو این استاندارد نشان دهنده رویکرد مدیریت برگزاری رویداد به مسائل اجتماعی و زیست محیطی است و می تواند حمایت های اجتماعی را برای برگزاری رویداد موصوف برانگیزاند.

مشاوره ایزو 20121، ISO 20121  می تواند مزایای زیر را در پی داشته باشد:

• افزایش مسئولیت پذیری مدیران برگزاری یک رویداد از طریق ایجاد یک سیستم مدیریتی مشخص؛
• توجه به تاثیرات زیست محیطی، اقتصادی و اجتماعی در برگزاری یک رویداد؛
• ارتقاء عملکرد و کارایی برگزاری یک رویداد از طریق برنامه ریزی صحیح و منسجم و پایدار؛
• ایجاد اعتبار برای برگزارکنندگان رویداد؛
• جلب مشارکت های عمومی برای برگزاری رویداد؛

مراحل مشاوره ایزو 20121، ISO 20121 شامل موارد زیر است:

• تصمیم گیری در سطوح ارشد سازمان؛
• انتخاب شرکت مشاوره ایزو معتبر و با تجربه؛
• معرفی یکی از مدیران سازمان به عنوان نماینده مدیریت؛
• انجام فرایند گپ آنالیز و مشخص شدن نقاط ضعف و عدم انطباق؛
• انجام فرایند آموزش پرسنل در سطوح مختلف سازمان؛
• طراحی مستندات مورد نیاز توسط مشاوره ایزو؛
• اجرای مستندات و ثبت سوابق؛
• ممیزی داخلی توسط مشاوره ایزو؛
• مرتفع سازی موارد نامنطبق؛
• هماهنگی با شرکت صدور گواهینامه ایزو؛
• ممیزی نهایی و صدور گواهینامه؛