فاز اجرا و ثبت سوابق – اصول مشاوره ایزو

فاز طراحی سیستم
۱۳۹۵/۰۸/۱۵
مراجع قانونی در صدور گواهینامه ایزو
۱۳۹۵/۰۸/۱۵

فاز اجرا و ثبت سوابق – اصول مشاوره ایزو

مشاوره ایزو و استانداردهای بین­المللی امروزه یکی از مهمترین خدمات شرکت­های مشاوره مدیریت محسوب می­شود. در این سری از مقالات قصد داریم با توجه به تجربیات،  نحوه مشاوره ایزو را به صورت اصولی آموزش دهیم.

در این مقاله و در ادامه مقالات پیشین ابتدا مراحل اجرای پروژه مشاوره ایزو را بیان می­کنیم. یک پروژه مشاوره ایزو به طور معمول از مراحل زیر تشکیل شده است:

  1. فاز شناخت اولیه یا گپ آنالیز
  2. فاز برگزاری آموزش­های تخصصی و عمومی
  3. فاز طراحی سیستم شامل تدوین خط مشی، روش­های اجرایی، دستورالعمل­ها و …
  4. فاز اجرا و ثبت سوابق
  5. فاز ممیزی داخلی و رفع عدم انطباق­های بالقوه و بالفعل
  6. همراهی سازمان در ممیزی نهایی

در این مقاله قصد داریم فاز اجرا و ثبت سوابق را در یک پروژه مشاوره ایزو بررسی کنیم.

  1. فاز اجرا و ثبت سوابق پروژه مشاوره ایزو

پس از طراحی مستندات سیستم در فاز سوم پروژه مشاوره ایزو، اکنون نوبت اجرای مستندات و ثبت سوابق سیستم است. سوابق عبارتند از مستندات و مدارکی که مورد استفاده قرار می گیرد. هدف از ثبت سوابق آن است که اولاً کیفیت استقرار سیستم مدیریتی در سازمان قابل اثبات باشد و دیگر آن که حین پروژه مشاوره ایزو با ثبت سوابق اجرا، کیفیت و کفایت مستندات طراحی شده مشخص شود و چنانچه نیاز به ویرایش بود این امر توسط مشاور ایزو انجام شود.

در فاز اجرای سیستم، ابتدا مستندات و مدارکی که در فاز قبلی پروژه مشاوره ایزو طراحی شده بودند، به پرسنل هر فرایند آموزش داده می شود. منظور از آموزش آن است که پرسنل با فرم های طراحی شده و روش های اجرایی تدوین شده آشنا شوند. در این مرحله هدف آن است که پرسنل هر فرایند با اهمیت و مزیت مستندات طراحی شده مربوط به فرایند خود آشنا شوند.

در مرحله بعد روش­ های اجرایی، دستورالعمل ها و فرم ها به هر فرایند تحویل می شود و از ایشان خواسته          می شود مطابق روش اجرایی یا دستورالعمل طراحی شده، فرم ها را در دستور اجرای خود قرار دهند. یک پروژه مشاوره ایزو در صورتی خوب پیش خواهد رفت که پرسنل سازمان در همه مراحل از طراحی تا اجرای سیستم مشارکت داشته باشند و استقرار سیستم مدیریتی یک رویه یک سویه از سوی مدیریت به پرسنل تلقی نشود و در غیر این صورت سیستم به عنوان یک زائده محسوب می شود که قطعاً بعد از دریافت گواهینامه ایزو، رها خواهد شد.

در مرحله سوم فرم های تکمیل شده حین فرایندها، به عنوان سوابق سیستم و پروژه مشاوره ایزو، می بایست به نحو مناسبی بایگانی شوند. این بایگانی اولاً کمک می کند تا هر زمان که سازمان نیازمند ردیابی یک فرایند بود با مراجعه به این سوابق به این مهم دست یابد و دوم آن که بر اساس الزامات سیستم ISO 9001 تحت کنترل بودن سوابق سیستم یک الزام و باید برای سازمان است و به عنوان یکی از مهمترین شواهدی است که بعدها در ممیزی صدور گواهینامه، ممیز به آن ها استناد خواهد کرد و کیفیت استقرار سیستم را مورد قضاوت قرار خواهد داد.

پاسخی بگذارید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *