وظایف و نقش مدیر پروژه- بخش سوم

مسئولیت ­های مدیر پروژه

اگر نقش مدیر پروژه را شکسته و به مسئولیت­ های اصلی این سِمَت مهم و کلیدی در مدیریت پروژه تقسیم کنیم، تصویر بهتری از میزان نظارت آن­ها در طول جدول زمانی پروژه و نحوه نظارت به تضمین موفقیت بدست می ­آوریم.

برخی از مسئولیت­ های اصلی یک مدیر پروژه که در مشاوره مدیریت پروژه می­ توانیم به آن اشاره کنیم، عبارتند از:

• برنامه ­ریزی و توسعه ایده پروژه

هر پروژه با یک ایده آغاز می­ شود. مدیر پروژه مسئول شناسایی ایده و توسعه روشی برای اجرای آن با همکاری مشتریان خارجی و ذینفعان داخلی است. ایجاد و رسیدگی به انتظارات مشتریان، ایجاد یک طرح جامع پروژه، تعریف محدوده پروژه و تعیین وظایف اعضای تیم پروژه، بخشی از مسئولیت­ های مدیر پروژه است.

• توسعه و رهبری تیم در راستای تحقق اهداف پروژه

مدیران پروژه بر یک تیم نظارت می ­کنند تا چشم انداز از پیش تعیین شده پروژه را برآورده نمایند و انتظارات ذینفعان را برآورده کرده و حتی در مواردی از آن­ها فراتر روند. مدیر پروژه مسئول گرد هم آوردن و مدیریت تیم خود برای ایجاد یک ماشین پروژه با کارکردی مطمئن و درست است. راه اندازی تیم جهت نیل به اهداف پروزه و دستیابی به موفقیت مستلزم آن است که مدیر پروژه هر گونه دستورالعمل، راهنمایی یا مربیگری را در صورت نیاز ارائه دهد.

• تعیین مهلت و نظارت بر پیشرفت پروژه

از جمله مسئولیت­ های مدیر پروژه برنامه­ ریزی و اجرا است. مدیر پروژه باید مدام بررسی کند که پروژه چگونه پیش می­ رود. مدیر پروژه همه چیز را مدیریت می ­کند از ایجاد جدول زمانی دقیق تکمیل پروژه گرفته تا اطمینان از تکمیل فعالیت­ ها در چارچوب پارامترهای تعیین شده. علاوه بر این، یک مدیر پروژه می­ بایست تاخیرهای احتمالی از سمت مشتری را نیز پیش­بینی نماید و تیم را از تعدیل نیازهای مشتری مطلع کند.

• شناسایی ریسک­ ها و محدودیت­ های احتمالی و ارائه راهکار

هر پروژه شامل یکسری ریسک­ های شناخته شده و از طرفی دیگر شناخته نشده است که نیازمند شناسایی و ارائه راهکارهای لازم می ­باشد. ضروری است، مدیر پروژه، هر گونه مشکل بالقوه را قبل از بروز پیش بینی کند زیرا مدیر پروژه اولین فردی است که کلیه ذینفعان و اعضای تیم در صورت بروز مشکل به او مراجعه می­ کنند. توانایی انطباق و حل مشکلات برای حفظ کنترل پروژه ضروری است. مدیران پروژه باید از قبل برای چندین موضوع از جمله خزش دامنه و محدوده یا گسترش آن و  یا اصلاح اقلام تحویلی پروژه در طول زمان آماده شوند. این قبیل اتفاقات معمولا زمانی اتفاق رخ می­دهد که محدوده و دامنه پروژه از ابتدا به طور واضح مشخص نشده  و می­تواند به طور قابل توجهی بر زمان و بودجه تاثیر بگذارد.

• مدیریت بودجه

یکی دیگر از وظایف مهم مدیران پروژه، مدیریت بودجه است. مدیران پروژه  اطمینان حاصل می­ کنند که پروژه به طور موثر در چارچوب بودجه تکمیل می­ شود. یک مدیر پروژه خوب در مقرون به صرفه بودن مهارت دارد. مدیران پروژه همچنین باید در مورد هزینه­ها شفاف و صادق باشند تا کلیه ذینفعان از پرداختی­های که می ­بایست انجام شود آگاهی کامل و جامع داشته باشند.

• اطمینان از رضایت ذینفعان

از بین تمام افرادی که روی یک پروژه کار می­ کنند، مدیران پروژه نزدیک­ترین روابط را با ذینفعان پروژه دارند. در نتیجه، بسیار مهم است که آن­ها کانال­ های ارتباطی باز را برای به روز رسانی و انتقاد حفظ کنند. به عنوان مثال، مدیر پروژه مسئول به روز رسانی اطلاعات مشتری از پیشرفت و عملکرد پروژه در خصوص هرگونه مشکل یا تغییر در جدول زمانی پروژه است.

• ارزیابی عملکرد پروژه

مدیر پروژه مسئول ارزیابی عملکرد پروژه پس از تکمیل آن است. با جمع‌آوری کارآمد داده‌ها در طول فرآیند، یک مدیر پروژه می‌تواند نقص‌ها را مشخص کند و برنامه‌ریزی‌هایی برای نحوه رسیدگی به مشکلات مشابه در آینده انجام دهد. همچنین این زمان مناسبی برای پاداش دادن به  جنبه­ های مثبت پروژه، مانند عملکرد مناسب تیمی در طول پروژه است.

این مسئولیت­ ها، ستون­ و هسته اصلی مشاوره مدیریت پروژه و به دنبال آن مشاوره ایزو 21500 هستند که مدیران پروژه را برای نظارت کافی بر هریک از وظایف در پروژه توانمند می­ کنند. علاوه بر این، به مدیران پروژه اجازه می‌دهند تا جدول‌های زمانی ایجاد کنند، وظایف را محول کنند و یک پروژه را کاملا مطابق با نیازهای همه کسانی که می‌خواهند از تکمیل آن بهره‌مند شوند شکل دهند.