مهارت ­های برتر مدیر پروژه- بخش سوم

در مقاله پیشین و در ادامه بررسی مطالب مهم و مؤثر در مشاوره مدیریت پروژه به معرفی 6 مهارت سختِ مدیریت پروژه که هر مدیر پروژه باید داشته باشد پرداختیم. در این مقاله به تکمیل آن خواهیم پرداخت. مهارت ‌های پیشین عبارت بودند از:

1. دانش و آگاهی از رویکردهای گوناگون، راهنماها، استانداردها و متودولوژی های مدیریت پروژه
2. تسلط به نرم افزارهای مدیریت پروژه
3. برنامه­ ریزی پروژه
4. زمان ­بندی پروژه
5. محدوده پروژه
6. پیش بینی پروژه

مهارت های مدیر پروژه

اکنون به بررسی ۹ مهارت سختِ باقیمانده می‌پردازیم. مهارت های سخت در مشاوره ایزو 21500 در سرفصل های اصلی قرار دارند. :

7. پیگیری پروژه

پیگیری و ردیابی پروژه برای اندازه گیری پیشرفت در فعالیت ­های یک پروژه استفاده می­شود. در واقع پروژه را زیر نظر می­­گیرد تا تعیین کند آیا برنامه زمان ­بندی رعایت می­شود یا خیر؟، در غیر این صورت، مسائلی را که باعث تاخیر می­شوند شناسایی و آن ­ها را حل می­کند. هم پیشرفت و هم عملکرد پروژه به منظور ماندن در برنامه و کشف تنگناها و سایر مسائلی است که مانع از تحویل به موقع پروژه در حد بودجه و سایر منابع می­شود.

8. گزارش پروژه

گزارش پروژه فرآیند جمع ‌آوری داده‌ ها، برای اطمینان از رسیدن پروژه به اهداف خود است. گزارش­ های پروژه نیز ابزارهای ارزشمندی در ارائه اطلاعات به ذینفعان برای مطلع ساختن آن ­ها از پیشرفت پروژه محسوب می­شود. در استاندارد ایزو 21502 که منبع اصلی مشاوره ایزو 21500 است، مقصود از گزارش گیری به عنوان یکی از عملکردهای استاندارد، ارائه وضعیت جاری پروژه، پیش بینی و تحلیل پروژه است و به سه بخش برنامه ریزیِ گزارش، مدیریتِ گزارش و ارائه گزارش تقسیم می شود. در واقع می­توان گفت گزارش ­ها یک ابزار کلیدی برای مدیران پروژه است تا اطمینان حاصل کنند که پروژه با موفقیت تحویل داده شده است.

9. بودجه ­بندی پروژه

بودجه پروژه همچون سوختی است که پروژه را هدایت می­کند. هیچ اقدامی بدون بودجه پروژه امکان ­پذیر نیست، اما تامین بودجه پروژه یک روی سکه بودجه ­بندی پروژه است و مدیریت بودجه یک روی دیگر آن. به عنوان مدیر پروژه می ­بایست هزینه­ ها را در طول چرخه عمر پروژه پیگیری کرده، اطمینان حاصل کنید هزینه­ ها از بودجه برنامه ­ریزی شده فراتر نمی روند.

10. مدیریت تیم

مدیریت پروژه در واقع یک کار تیمی است، بنابراین مدیران پروژه باید برای مدیریت و رهبری تیم پروژه، مهارت ­های تیمی داشته باشند تا تیم­ های خود را به طور مولد حفظ کنند. این بدان معناست که مدیریت تعارض را درک کند تا همه با هم کار کنند و روحیه خود را بالا نگه دارد.

11. مدیریت حجم کار

مدیران پروژه همچنین مسئولیت مدیریت حجم کار را بر عهده دارند که فرآیند پیش ‌بینی، برنامه‌ ریزی، زمان ‌بندی و نظارت بر حجم کاریِ یک فرد، تیم یا سازمان است. هدف این است که حجم کار را به طور متعادل در بین تیم خود توزیع کنید تا آن­ ها با ظرفیتی متناسب با توانمندیشان کار کنند و بهره ­وری بیشتری داشته باشند.

12. مدیریت زمان

زمان یکی از محدودیت­ های سه گانه و یکی از مهم ­ترین مهارت ­های فنی است. نداشتن مهارت ­های مدیریت زمان می­تواند منجر به تاخیر و شاید عواقب بدتری شود! مدیران پروژه باید در مدیریت زمان خود، زمان تیم و زمان کلی پروژه متخصص باشند.

13. مدیریت ریسک

برنامه­ ریزی یک پروژه، بزرگ یا کوچک، با ریسک های ذاتی همراه است. قبل از اجرای پروژه، باید یک برنامه مدیریت ریسک برای شناسایی، ارزیابی و کنترل ریسک ایجاد کنید. هرچه بیشتر بتوانید ریسک را مدیریت کنید، احتمال موفقیت پروژه شما بیشتر می­شود.

14. مدیریت هزینه

همان­ طور که کمی بالاتر اشاره کردیم، ایجاد بودجه بخشی از مرحله برنامه ­ریزی مدیریت پروژه است. با استفاده از مدیریت هزینه، اطمینان حاصل کنید که هزینه­ های پروژه در مرحله اجرا را کنترل می­کنید.

15. مدیریت وظایف

وظایف باید در فاز اجرای پروژه ایجاد، سازماندهی، به اعضای تیم تخصیص داده شده و در ادامه روند اجراییِ پروژه ردیابی شوند تا اطمینان حاصل شود با مدیریت وظایف اهداف پروژه برآورده می شوند.

در ادامه مقالات مشاوره مدیریت پروژه به مهارت های نرم مدیر پروژه موفق خواهیم پرداخت.

در مقاله پیشین و در ادامه بررسی مطالب مهم و مؤثر در مشاوره مدیریت پروژه به معرفی 6 مهارت مهم مدیریت پروژه که هر مدیر پروژه باید داشته باشد پرداختیم. در این مقاله به تکمیل آن خواهیم پرداخت. مهارت ‌های پیشین عبارت بودند از:
1. دانش و آگاهی از رویکردهای گوناگون، راهنماها، استانداردها و متودولوژی های مدیریت پروژه
2. تسلط به نرم افزارهای مدیریت پروژه
3. برنامه ریزی پروژه
4. زمان بندی پروژه
5. محدوده پروژه
6. پیش بینی پروژه

اکنون به بررسی ۹ مهارت مهم باقیمانده می‌پردازیم:
7. پیگیری پروژه
پیگیری و ردیابی پروژه برای اندازه گیری پیشرفت در فعالیت های یک پروژه استفاده می شود. در واقع پروژه را زیر نظر می گیرد تا تعیین کند آیا برنامه زمان بندی رعایت می شود یا خیر؟، و در غیر این صورت، مسائلی را که باعث تاخیر می شوند شناسایی و آن ها را حل می کند. هم پیشرفت و هم عملکرد پروژه به منظور ماندن در برنامه و کشف تنگناها و سایر مسائلی است که مانع از تحویل به موقع پروژه در حد بودجه و سایر منابع می شود.
8. گزارش پروژه
گزارش پروژه فرآیند جمع ‌آوری داده‌ ها، برای اطمینان از رسیدن پروژه به اهداف خود است. گزارش های پروژه نیز ابزارهای ارزشمندی در ارائه اطلاعات به ذینفعان برای مطلع ساختن آن ها از پیشرفت پروژه محسوب می شود. در استاندارد ایزو 21502 که منبع اصلی مشاوره ایزو 21500 است، مقصود از گزارش گیری به عنوان یکی از عملکردهای استاندارد، ارائه وضعیت جاری پروژه، پیش بینی و تحلیل پروژه است و به سه بخش برنامه ریزیِ گزارش، مدیریتِ گزارش و ارائه گزارش تقسیم می شود. در واقع می توان گفت گزارش ها یک ابزار کلیدی برای مدیران پروژه است تا اطمینان حاصل کنند که پروژه با موفقیت تحویل داده شده است.
9. بودجه بندی پروژه
بودجه پروژه همچون سوختی است که پروژه را هدایت می کند. هیچ اقدامی بدون بودجه پروژه امکان پذیر نیست، اما تامین بودجه پروژه یک روی سکه بودجه بندی پروژه است و مدیریت بودجه یک روی دیگر آن. به عنوان مدیر پروژه می بایست هزینه ها را در طول چرخه عمر پروژه پیگیری کرده، اطمینان حاصل کنید هزینه ها از بودجه برنامه ریزی شده فراتر نمی روند.
10. مدیریت تیم
مدیریت پروژه در واقع یک کار تیمی است، بنابراین مدیران پروژه باید برای مدیریت و رهبری تیم پروژه، مهارت های تیمی داشته باشند تا تیم های خود را به طور مولد حفظ کنند. این بدان معناست که مدیریت تعارض را درک کند تا همه با هم کار کنند و روحیه خود را بالا نگه دارد.
11. مدیریت حجم کار
مدیران پروژه همچنین مسئولیت مدیریت حجم کار را بر عهده دارند که فرآیند پیش ‌بینی، برنامه‌ ریزی، زمان ‌بندی و نظارت بر حجم کاریِ یک فرد، تیم یا سازمان است. هدف این است که حجم کار را به طور متعادل در بین تیم خود توزیع کنید تا آن ها با ظرفیتی متناسب با توانمندیشان کار کنند و بهره وری بیشتری داشته باشند.
12. مدیریت زمان
زمان یکی از محدودیت های سه گانه و یکی از مهم ترین مهارت های فنی است. نداشتن مهارت های مدیریت زمان می تواند منجر به تاخیر و شاید عواقب بدتری شود! مدیران پروژه باید در مدیریت زمان خود، زمان تیم و زمان کلی پروژه متخصص باشند.

13. مدیریت ریسک
برنامه ریزی یک پروژه، بزرگ یا کوچک، با ریسک های ذاتی همراه است. قبل از اجرای پروژه، باید یک برنامه مدیریت ریسک برای شناسایی، ارزیابی و کنترل ریسک ایجاد کنید. هرچه بیشتر بتوانید ریسک را مدیریت کنید، احتمال موفقیت پروژه شما بیشتر می شود.
14. مدیریت هزینه
همانطور که کمی بالاتر اشاره کردیم، ایجاد بودجه بخشی از مرحله برنامه ریزی مدیریت پروژه است. با استفاده از مدیریت هزینه، اطمینان حاصل کنید که هزینه های پروژه در مرحله اجرا را کنترل می کنید.
15. مدیریت وظایف
وظایف باید در فاز اجرای پروژه ایجاد، سازماندهی، به اعضای تیم تخصیص داده شده و در ادامه روند اجراییِ پروژه ردیابی شوند تا اطمینان حاصل شود با مدیریت وظایف اهداف پروژه برآورده می شوند.

در ادامه مقالات مشاوره مدیریت پروژه به مهارت های نرم مدیر پروژه موفق خواهیم پرداخت.