مشاوره ایزو و استانداردهای بین­المللی امروزه یکی از مهمترین خدمات شرکت­های مشاوره مدیریت محسوب می­شود. در این سری از مقالات قصد داریم با توجه به تجربیات،  نحوه مشاوره ایزو را به صورت اصولی آموزش دهیم.

در این مقاله و در ادامه مقالات پیشین قصد داریم خوانندگان محترم را با نحوه برنامه­ریزی و آغاز کار یک پروژه مشاوره ایزو آشنا سازیم. به جهت تفهیم بهتر و تبیین موثرتر مطالب، ابتدا مراحل اجرای پروژه مشاوره ایزو را بیان می­کنیم. یک پروژه مشاوره ایزو به طور معمول از مراحل زیر تشکیل شده است:

1. فاز شناخت اولیه یا گپ آنالیز؛
2. فاز برگزاری آموزش­های تخصصی و عمومی؛
3. فاز طراحی سیستم شامل تدوین خط مشی، روش­های اجرایی، دستورالعمل­ها، فرم ­ها و …؛
4. فاز اجرا و ثبت سوابق؛
5. فاز ممیزی داخلی و رفع عدم انطباق­های بالقوه و بالفعل؛
6. همراهی سازمان در ممیزی نهایی وصدور گواهینامه ایزو؛

در این مقاله قصد داریم فاز شناخت یا گپ آنالیز را در یک پروژه مشاوره ایزو بررسی کنیم.

1. فاز شناخت

اولین گام برای استقرار هرچه بهتر سیستم مدیریت کیفیت و پیشبرد موثر مشاوره ایزو، شناخت وضعیت موجود سازمان است. مشاوره ایزو در صورتی با موفقیت پیش خواهد رفت که مشاور سازمان، اندازه سازمان و نوع فعالیت­های آن، پیچیدگی فرایندها و تعامل آن­ها و میزان شایستگی کارکنان را درک کرده باشد. به معنای صحیح­تر، هر یک از سه پارامتر یاد شده تاثیر بسزایی در برنامه­ریزی اجرای پروژه مشاوره ایزو خواهند داشت.

تاثیر اندازه سازمان در اجرای پروژه مشاوره ایزو از آن حیث اهمیت دارد که با افزایش اندازه سازمان، بالطبع واحدهای سازمانی ساختار یافته تر رفتار می کنند و این امر تسهیل­کننده پروژه مشاوره ایزو خواهد بود. از سویی دیگر، با افزایش اندازه سازمان، مدت زمان پروژه مشاوره ایزو افزایش یافته و پیچیدگی­های بیشتری حادث خواهد شد.

پیچیدگی فرایندها نیز بر پیشبرد پروژه مشاوره ایزو تاثیر مستقیمی خواهد داشت. با افزایش پیچیدگی فرایندهای سازمان نیاز به تجارب بیشتر در حوزه مشاوره ایزو خواهد بود. این وضعیت برای میزان شایستگی کارکنان نیز حکمفرما است، به این ترتیب که شایستگی کارکنان با اجرای صحیح و نهادینه­سازی اصول مدیریت کیفیت در سازمان حین اجرای پروژه مشاوره ایزو، ارتباط مستقیمی خواهد داشت.

هدف از اجرای فاز شناخت، در نهایت عبارت خواهد بود از آنکه مشاور ایزو در وهله اول سازمان را از حیث سه پارامتر یاد شده شناسایی کند و در وهله دوم، میزان انطباق سازمان را الزامات استانداردهای مدنظر دریابد. در بسیاری از مواقع سازمان پیش از این در پی استقرار سیستم بوده و شاید تا مراحلی کار را پیش برده باشد.

مشاور ایزو در ابتدای پروژه مشاوره ایزو طی بازدید از واحدهای سازمانی و مصاحبه با مسئولین فرایندهای سازمان، دو هدف ذکر شده را دنبال می کند. در پایان، خروجی فاز شناخت گزارشی خواهد بود که طی آن، مشاور ایزو وضعیت فرایندهای سازمان، ارتباط و تعامل بین­ آن­ها، میزان شایستگی کارکنان و اندازه­ی سازمان را شناسایی کرده و  برای استقرار الزامات استانداردهای یاد شده برنامه­ریزی لازم را ارائه خواهد نمود. در واقع در فاز شناخت مسیر پیشبرد پروژه مشاوره ایزو ترسیم خواهد شد.