مشاوره ایزو و استانداردهای بینالمللی امروزه یکی از مهمترین خدمات شرکتهای مشاوره مدیریت محسوب میشود. در این سری از مقالات قصد داریم با توجه به تجربیات، نحوه مشاوره ایزو را به صورت اصولی آموزش دهیم.
در این مقاله و در ادامه مقالات پیشین قصد داریم خوانندگان محترم را با نحوه برنامهریزی و آغاز کار یک پروژه مشاوره ایزو آشنا سازیم. به جهت تفهیم بهتر و تبیین موثرتر مطالب، ابتدا مراحل اجرای پروژه مشاوره ایزو را بیان میکنیم. یک پروژه مشاوره ایزو به طور معمول از مراحل زیر تشکیل شده است:
در این مقاله قصد داریم فاز شناخت یا گپ آنالیز را در یک پروژه مشاوره ایزو بررسی کنیم.
اولین گام برای استقرار هرچه بهتر سیستم مدیریت کیفیت و پیشبرد موثر مشاوره ایزو، شناخت وضعیت موجود سازمان است. مشاوره ایزو در صورتی با موفقیت پیش خواهد رفت که مشاور سازمان، اندازه سازمان و نوع فعالیتهای آن، پیچیدگی فرایندها و تعامل آنها و میزان شایستگی کارکنان را درک کرده باشد. به معنای صحیحتر، هر یک از سه پارامتر یاد شده تاثیر بسزایی در برنامهریزی اجرای پروژه مشاوره ایزو خواهند داشت.
تاثیر اندازه سازمان در اجرای پروژه مشاوره ایزو از آن حیث اهمیت دارد که با افزایش اندازه سازمان، بالطبع واحدهای سازمانی ساختار یافته تر رفتار می کنند و این امر تسهیلکننده پروژه مشاوره ایزو خواهد بود. از سویی دیگر، با افزایش اندازه سازمان، مدت زمان پروژه مشاوره ایزو افزایش یافته و پیچیدگیهای بیشتری حادث خواهد شد.
پیچیدگی فرایندها نیز بر پیشبرد پروژه مشاوره ایزو تاثیر مستقیمی خواهد داشت. با افزایش پیچیدگی فرایندهای سازمان نیاز به تجارب بیشتر در حوزه مشاوره ایزو خواهد بود. این وضعیت برای میزان شایستگی کارکنان نیز حکمفرما است، به این ترتیب که شایستگی کارکنان با اجرای صحیح و نهادینهسازی اصول مدیریت کیفیت در سازمان حین اجرای پروژه مشاوره ایزو، ارتباط مستقیمی خواهد داشت.
هدف از اجرای فاز شناخت، در نهایت عبارت خواهد بود از آنکه مشاور ایزو در وهله اول سازمان را از حیث سه پارامتر یاد شده شناسایی کند و در وهله دوم، میزان انطباق سازمان را الزامات استانداردهای مدنظر دریابد. در بسیاری از مواقع سازمان پیش از این در پی استقرار سیستم بوده و شاید تا مراحلی کار را پیش برده باشد.
مشاور ایزو در ابتدای پروژه مشاوره ایزو طی بازدید از واحدهای سازمانی و مصاحبه با مسئولین فرایندهای سازمان، دو هدف ذکر شده را دنبال می کند. در پایان، خروجی فاز شناخت گزارشی خواهد بود که طی آن، مشاور ایزو وضعیت فرایندهای سازمان، ارتباط و تعامل بین آنها، میزان شایستگی کارکنان و اندازهی سازمان را شناسایی کرده و برای استقرار الزامات استانداردهای یاد شده برنامهریزی لازم را ارائه خواهد نمود. در واقع در فاز شناخت مسیر پیشبرد پروژه مشاوره ایزو ترسیم خواهد شد.