پروژه چیست و مدیریت پروژه به چه مباحثی میپردازد؟
مقدمه
پیش از تعریف پروژه و ضرورت مدیریت پروژه، به بستر شکلگیری این نیاز در دنیای واقعی و همچنین کسب و کارها نگاهی میاندازیم. در خلال مشاوره مدیریت پروژه با دیدی وسیع و از این ۵ منظر به مطالب پیش رو مینگریم. دنیای واقعی و بالتبع آن دنیای کسب و کار، سرشار از ابهام و شرایط غیر منتظره است و افراد برای مواجهه با آنها همواره در حال تلاش برای پیشبینی و سازگاری با وقایع پیرامونی هستند تا نهایتا بر مطلوبیتهای مد نظرشان افزوده، از مخاطرات و رنج ها و زیان های ناشی از این وقایع بکاهند.
مباحث بنیادی در مشاوره مدیریت پروژه:
- تغییر
- در دنیای واقعی
- در درون سازمان
- استراتژی
- مواجهه با تغییر در سطح استراتژي
- حکمرانی
- در سطح سازمانی
- پورتفولیو و طرح
- مفهوم پورتفولیو
- دفتر مدیریت پروژه
- پروژه
- حوزههای دانشی
- گروههای فرایندی
راهنماها و استانداردهای متعددی برای این منظور تدوین شدهاند که پیگیری آنها، در کاهش خطاها و همچنین بیشتر کردن احتمال موفقیت، تأثیر بسیار زیادی دارد. به عنوان نمونه میتوان از موارد زیر نام برد.
- ISO 21500
- ISO 10006
- PMBOK
- PRINCE2
- Agile Practice Guide
- Scrum
- DSDM
- استاندارد 17465 استاندارد ملی ایران
- …
استانداردها در نهایت تعارضی در مبانی و توصیهها ندارند، به عنوان مثال در جریان مشاوره ایزو 21500 نگاهی به سایر ضوابط و تفاوتهایشان خواهیم انداخت.
تغییر به عنوان عامل شکل گیری پروژهها
سازمانهای بسیاری در طول تاریخ نتوانستهاند از پس تلاطمها و اتفاقات دنیای واقعی جان سالم به در ببرند. نمودار زیر تلاقی روند معمول در جهان و نحوه عملکرد این سازمانها را نشان میدهد.
نمودار 1تغییرات مستمر عادی در مقابل تغییر محیط
برای بقا و عقب نماندن از سیر تحولات محیطی و همچنین پیشرو بودن در این عرصه ایجاد تحول در مسیر عادی ضروری است. این تحولات به تعبیری همان پروژهها هستند که در مقاطع مختلف اجرا می شوند. در مشاوره مدیریت پروژه هدف ارائه روش ها و دستورالعملهای استانداردی است که به موفقیت پروژهها کمک میکنند و جلوی شکست آنها را میگیرند.
نمودار 2نقش پروژهها در جبران عقب ماندگی
همانطور که در نمودار مشخص است در مسیر تغییرات مستمر، برای پروژه زمان لحاظ نشده است. نمودار اغراق شدهاست اما میتوان چنین تصور کرد که در مقایسه با عملکرد مستمر سازمانها که اصطلاحا «عملیات» نامیده میشود پروژهها در بستر زمان، محدود هستند. در مشاوره ایزو 21500 خواهیم دید که زمانِ محدود و به تعبیری موقتی بودن از شاخصههای اصلی پروژ ههاست.
به عنوان مثال، شهرداری برای تسهیل رفت و آمد شهروندان تصمیم به احداث پل روگذر در یکی از تقاطعهای شهری میگیرد. مطابق با نمودارهای فوق، تردد بصورت معمول در حال انجام است، در یک زمان برای مدیریتِ بهتر ترافیک، چراغ راهنما نصب شده است و در زمانی دیگر خیابان یک طرفه شده است. اما راهکارهای مرسوم دیگر کمکی به کاهش ترافیک نکرده و به تدریج در حال تبدیل شدن به بحران است. در مشاوره ایزو 21500 به تعریف پروژه اشاره می کنیم که دستیابی به هدف در آن تأکید شده است. حال با احداث پل روگذر در یک بازه زمانی محدود دست به تحولی میزنیم که با تغییرات محیطی تطابق بیشتری بیابیم.
به این ترتیب میتوان پروژهها را با سه مؤلفه از رویههای مستمر (عملیات) تشخیص داد.
- منجر به تحولی میشوند که انتظار منفعت از آن داریم.
- محدود به زمان هستند. شروع شده و پایان مییابند.
- منابعی برای اجرای آنها صرف می شود.
در مثالی دیگر این خصایص را بررسی میکنیم. در یک شرکت خدماتی در طول زمان پرسنل شرکت افزایش یافتهاند و مدیریت منابع انسانی پر هزینه و زمانبر شده است، از طرفی با تغییرات فناوری از یک سو و الزاماتِ بیرونی مثل تعامل با بیمه، راه اندازی سامانه یکپارچه مدیریت منابع انسانی در شرکت ضروری میشود. به واسطه گستردگی تأثیر پروژهها در سازمان، مشاوره مدیریت پروژه ضرورتا این موارد را نیز در بر میگیرد. بدین ترتیب بین تغییرات محیطی و روند مستمر سازمان شکاف رخ داده و سازمان تهدید میشود لذا پروژه «راه اندازی سامانه منابع انسانی» اجرا میشود. در واقع هدف از این پروژه ارتقا عملکرد سازمان است. نمودار زیر از همان منبع این مسئله را به خوبی تبیین میکند.
نمودار 3 شکاف عملکرد (همان)
تاکنون مفهوم کلی پروژه توضیح داده شد، برای ایجاد زبان مشترک، پروژه چگونه تعریف می شود؟ در گامهای نخستین مشاوره مدیریت پروژه تبیین و تعریف پروژه پرداخته می شود. در ادامه به چند تعریف از پروژه که در منابع و استانداردهای مختلف آمده است اشاره می کنیم:
تعریف پروژه:
| تعریف پروژه در راهنمای PMBOK 7 |
| PROJECT:
A temporary endeavor undertaken to create a unique product, service, or result. The temporary nature of projects indicates a beginning and an end to the project work or a phase of the project work. Projects can stand alone or be part of a program or portfolio. |
| پروژه تلاشی موقتی است که برای خلق محصول، خدمت یا نتیجهای منحصر به فرد انجام میشود. طبیعت موقتی بودن پروژه شروع و پایانی برای کار پروژه یا یک فاز از آن را نشان میدهد. پروژه می تواند به تنهایی یا به عنوان بخشی از طرح یا پورتفولیو باشد. |
| تعریف پروژه در PRINCE2 |
| A temporary organization that is created for the purpose of delivering one or more business products according to an agreed business case. |
| پروژه سازمانی موقتی است که به منظور تحویل یک یا چند محصولِ تجاری مطابق با یک طرح کسب و کار توافق شده بوجود آمده است. |
| تعریف پروژه در ISO21500:2021 |
| temporary endeavour to achieve one or more defined objectives |
| تلاشی موقتی برای دستیابی به یک یا چند هدفِ معین (تعریف شده) است. |
همانگونه که از تعاریفهای فوق میتوان دریافت، علاوه بر تأکید بر موقتی بودن پروژهها، توجه به هدف و همچنین نگاهی گستردهتر و از منظر سازمانی به پروژهها ضروری است. در مشاوره ایزو 21500 مبنای اولیه بر تعریف این استاندارد بنا نهاده شدهاست اما ضروری است که از خاطر نبریم هدف اصلی تلاش برای موفقیت پروژه هاست و تعریف پروژه از منظر منابع تفاوت خاصی با هم ندارند.
پروژه موقتی است، بدین ترتیب آغاز و پایانی دارد و در این بین مسیری را طی میکند، که به آن چرخه حیات پروژه گفته میشود. و سلسله فازهایی است که از ابتدا تا انتهای پروژه به منظور تکمیل آن انجام می شود. برای ارائه مشاوره مدیریت پروژه مطلوب، توجه به چرخه حیات از مقدمات است زیرا نقش کلیدی در درکِ بستر و چگونگی روند تحقق آن دارد.
تعریف چرخه حیات از منظر استانداردها:
| ایزو 210502 |
| Project life cycle: Defined set of phases from the start to the end of a project |
| PMBOK 7 |
| Project Life Cycle: The series of phases that a project passes through from its start to its completion |
| PRINCE2 |
| Project lifecycle: The period from initiation of a project to the acceptance of the project
product. |
| استاندارد ملی ایران 17465 |
| مجموعه مراحل تعریف شده از آغاز تا پایان پروژه، چرخه عمر پروژه نامیده می شود. |
پروژه در مقیاسی کلان ۵ مرحله را طی میکند: مفهومی، امکان سنجی، طراحی، اجرا و اختتام
در استاندارد PMBOK از آن به گروههای فرایندی یاد شده و شامل این 5 مرحله است:
- مرحله آغازین
- مرحله برنامه ریزی
- مرحله اجرا
- مرحله پایش و کنترل
- مرحله اختتام
در مشاوره ایزو 21500 و با توضیحاتی که در استاندارد تکمیلی آن (ایزو 21502) آمده است، چرخه حیات پروژه مطابق با نمودار زیر توصیف می شود:
در متودولوژی پرینس2 ( PRINCE2 ) توصیه شده است که نمیتوان چرخه حیاتی جامع تدوین کرد و بر اساس شریط هر پروژه باید برای آن چرخه حیات متناسب در نظر گرفت. اما با نگاهی جامعتر مسیر پروژه را در بستر سازمان مطابق با نمودار زیر تعریف می کند:
در اینجا مرحله (Stage) همان فاز (Phase) است. در داخل چرخه حیات پروژه فرایندهای زیر انجام می شود:
- آغاز یک پروژه
- مدیریت مرزی هر مرحله
- کنترل یک مرحله
- مدیریت تحویل محصول
- اختتام یک پروژه
نتیجه گیری و تعریف مدیریت پروژه
تا اینجا به ماهیت پروژه پرداخته شده است، اما مدیریت پروژه چیست؟
در مشاوره مدیریت پروژه میتوان آن را از یک زاویه دید خاص به این شیوه خلاصه و ساده کرد:
راهی برای جلوگیری از هدر رفتن منابع.
در ادامه به تعریف مدیریت پروژه از منظر استانداردها می پردازیم:
| تعریف مدیریت پروژه در راهنمای PMBOK |
| Project management. The application of knowledge, skills, tools, and techniques to
project activities to meet project requirements. |
| مدیریت پروژه به کارگیری دانش، مهارتها، ابزارها و تکنیکها بر فعالیتهای پروژه است تا الزامات (نیازهای) پروژه را برآورده کند. |
| تعریف مدیریت پروژه در PRINCE2 |
| Project management: The planning, delegating, monitoring and control of all aspects of the project, and the motivation of those involved, to achieve the project objectives within the expected performance targets for time, cost, quality, scope, benefits and risk. |
| برنامه ریزی، واگذاری، پایش و کنترل همه جنبههای پروژه و انگیزههای همه دست اندرکاران، برای دستیابی به اهداف پروژه مطابق با عملکردهای مورد انتظار برای زمان، هزینه، کیفیت، محدوده، سود و ریسک است. |
| تعریف مدیریت پروژه در ISO21500:2021 |
| Project management: Coordinated activities to direct and control the accomplishment of agreed objectives. |
| به فعالیتهای هم آهنگ شده برای هدایت و کنترل، به منظور دستیابی به اهداف مورد توافق اطلاق میشود. |
| استاندارد ملی ایران 17465 |
| مدیریت پروژه عبارت از کاربرد روشها، ابزارها، تکنیکها و شایسنگیها برای یک پروژه است. |
در مشاوره ایزو 21500 به این مسئله توجه می کنیم که مدیریت پروژه بر اساس مجموعه استانداردهای 21500:2021 و همچنین 21502 تشریح میشود که در ادامه، سلسله مطالب کارکردهای مشاوره مدیریت پروژه به آنها خواهیم پرداخت. مهم است که به یاد داشته باشیم که پروژهها در درون سازمانها و عمدتا در کنار یا در قالب پورتفولیوها و طرحها تعریف می شوند و تمامی استانداردها به آن تأکید دارند.
منابع:
- منبع راهنمای جامع مدیریت پروژه محور- رادنی ترنر، محمد حسین صبحیه- انتشارات آریاناقلم
- راهنماها و استانداردهای منتشر شده مؤسسه مدیریت پروژه (PMI)
- متودولوژی پرینس 2
- خانواده استانداردهای ایزو 21500