مشاوره ایزو و استانداردهای بین­المللی امروزه یکی از مهمترین خدمات شرکت­های مشاوره مدیریت محسوب می­شود. در این سری از مقالات قصد داریم با توجه به تجربیات،  نحوه مشاوره ایزو را به صورت اصولی آموزش دهیم.

در این مقاله و در ادامه مقالات پیشین ابتدا مراحل اجرای پروژه مشاوره ایزو را بیان می­کنیم. یک پروژه مشاوره ایزو به طور معمول از مراحل زیر تشکیل شده است:

1. فاز شناخت اولیه یا گپ آنالیز
2. فاز برگزاری آموزش­های تخصصی و عمومی
3. فاز طراحی سیستم شامل تدوین خط مشی، روش­های اجرایی، دستورالعمل­ها و …
4. فاز اجرا و ثبت سوابق
5. فاز ممیزی داخلی و رفع عدم انطباق­های بالقوه و بالفعل
6. همراهی سازمان در ممیزی نهایی

در این مقاله قصد داریم در خصوص همراهی سازمان در ممیزی نهایی به عنوان آخرین گام مشاوره ایزو بپردازیم.

6. همراهی سازمان در ممیزی نهایی

چنانچه مقالات پیشین را دنبال کرده باشید، اکنون مشاوره ایزو تمام مراحل شناخت، آموزش و اجرا را طی کرده و پس از انجام ممیزی داخلی، برای رفع عدم انطباق ها برنامه ریزی انجام شده است. اکنون پس از رفع عدم انطباق­های بالقوه و بالفعل که در فاز ممیزی داخلی مشاوره ایزو شناسایی شده بودند، سازمان آماده ممیزی نهایی است.

مشاور ایزو به طور معمول سازمان را در ممیزی نهایی همراهی خواهد کرد. این همراهی در حوزه های زیر تعریف می شود:

1. مشاوره سازمان در خصوص انتخاب شرکت گواهی دهنده معتبر و مناسب:

مشاوره ایزو در فاز پایانی، سازمان را در انتخاب یک C.B معتبر و مناسب اهداف سازمان یاری خواهد کرد. منظور از C.B معتبر آن است که شرکت گواهی دهنده می بایست تحت اعتبار سلسله مراتب مشخصی فعالیت و گواهی را صادر نماید. می توانید برای کسب اطلاعات بیشتر به سایر مقالات وبسایت SBCIRAN.COM که به طور اختصاصی در این حوزه نگارش شده است، مراجعه نمایید.

همچنین مشاور ایزو، مدیریت را در خصوص هماهنگی های اداری با شرکت گواهی دهنده از جمله دریافت، تکمیل و ارسال فرم های پیش نیاز ممیزی نهایی، یاری می کند.

2. همراهی نماینده مدیریت در مراحل ممیزی نهایی:

مشاور ایزو در مراحل ممیزی نهایی (stage 1 و stage 2) سازمان را همراهی می کند. بدین معنا که با حضور خود فرایند ممیزی را برای تیم ممیزی و برای سازمان تسهیل می کند. مشاور ایزو فردی است که از ابتدای مشاوره ایزو تا گام پایانی در تمامی بخش های سازمان حضور داشته است و حضور وی در روز ممیزی نهایی هم می تواند دلگرم کننده افراد سازمان باشد و هم در صورتی که تیم ممیزی با ابهامی در خصوص فرایندهای سازمان مواجه شدند، راهنمایی لازم را ارائه دهد. هدف از حضور مشاور در روز ممیزی، پاسخ به همه سوالات تیم ممیزی نیست!

3. یاری سازمان پس از ممیزی نهایی:

مشاوره ایزو هنوز پایان نیافته است! مشاور سازمان پس از پایان ممیزی، مدیریت را در راه رفع عدم انطباق های احتمالی که تیم ممیزی اعلام کرده است یاری خواهد کرد. همچنین مراحل بعدی نظیر هماهنگی های اداری لازم برای دریافت گواهینامه و برنامه ریزی برای ممیزی های مراقبتی بعدی را انجام خواهد داد.