معرفی رویکرد‌های مدیریت پروژه- بخش دوم

در مقاله پیشین به معرفی اهمیت انتخاب رویکرد‌های مدیریت پروژه پرداخته شد که یکی از خدمات مشاوره مدیریت پروژه است. از رویکرد سنتی یا آبشاری که بخشی از خدمات مشاوره ایزو 21500 نام برده شد و به پروژه‌هایی با عدم قطعیت زیاد و تغییرات متعدد اشاره کردیم که پیش درامدی بر معرفی رویکرد چابک است.

رویکرد چابک:

همانگونه که در مثال کمپین انتخاباتی اشاره شد، پروژه‌هایی با عدم قطعیت زیاد قدمتی طولانی دارند، علاوه بر آن‌ها می‌توان به طراحی برخی عملیات‌های نظامی نیز اشاره کرد. اما بصورت مدون، راهنماها و چارچوب‌هایِ پیشنهادی برای مدیریتِ این‌گونه پروژه‌ها که اصطلاحا چابک یا اجایل نامیده می‌شوند طولانی نیست و بصورت جدی از صنعت فناوری اطلاعات به دنیای کسب وکارها و مشاوره مدیریت پروژه راه پیدا کرده است. در بسیاری از این استانداردها نیز همچنان به جای پروژه از نرم افزار استفاده می‌کنند و واژه‌ها و تعابیر مرسوم در دنیای آی تی نیز در آن‌ها به چشم می‌خورد.

در دهه‌های گذشته بسیاری از پروژه‌های نرم‌افزاری به دلیل استفاده از رویکرد آبشاری شکست می‌خوردند. محدوده این این پروژه‌ها معمولا نامعین بوده و به سرعت تغییر می‌کنند. سرعت تحول در این صنعت بسیار زیاد است. شرکتی را درنظر بگیریم که درحال برنامه ریزی برای ساخت نرم افزار بوده است، پیش از آنکه به مرحله اجرا برسد، شرکتی رقیب محصولی مشابه را به بازار عرضه می‌کند و نه تنها محدوده بلکه کل پروژه بی‌استفاده شده و هزینه‌های آن غیر قابل جبران می‌شود. در حالتی دیگر پیش از تولید نرم افزار نیازهای مشتری تغییر کرده و کل محدوده پروژه نیازمند بازنگری خواهد بود.

بر خلاف رویه‌های پیشنهادی در مشاوره ایزو 21500 و سایر راهنماهای مدیریت پروژه آبشاری، شاخصه اصلی در پروژه‌های چابک نامشخص بودن محصولِ نهایی است که مطلوب و مورد تأیید مشتری باشد. بر اساس نمودار زیر که از چارچوب DSDM اقتباس شده‌است تفاوت ماهوی دو رویکرد سنتی و چابک قابل مقایسه است.

شکل 5تفاوت رویکردچابک و آبشاری برای رسیدن به هدف مورد انتظار

در پروژه‌هایی با عدم قطعیت و پیچیدگی زیاد که با رویکرد سنتی مدیریت شوند، محصولی که عرضه خواهد شد با وجود کنترل نهایی با انتظاراتِ مشتری در زمان عرضه تطابق نخواهد داشت و برای حل این معضل در رویکرد چابک در بازه‌هایی کوتاه و تکرار شونده، محصولاتی میانی با قابلیت کارکرد حداقلی تولید، کنترل و عرضه می‌شوند و در هر مرحله بازخورد گرفته و اصلاح می‌شوند تا نهایتا محصولی که مطلوب مشتری است تولید شود.

فوربس مدیریت پروژه چابک را اینگونه تعریف می‌کند:

چابکی متودولوژی تکرار شونده، افزایشی و انطباقی است. و در شیوه چابک، پروژه به پروژه‌هایی کوچک (Sub-projects) شکسته می شود. (در اینجا وارد تفاوت رویکرد، متودولوژي و چارچوب و اختلاف نظرهای صاحب نظران نمی‌شویم).

در شکل بالا P همان محصول نهایی پروژه است که با شکستنِ آن، پروژه‌هایی کوچکتر که محصولات P1، P2 و … را تولید می‌کنند اتجام داده می‌شود. مشاوره مدیریت پروژه روش هایی برای تعیین و اجرای این پروژه‌های کوچک به مدیران پروژه، فنی و اعضای تیم‌های آن‌ها ارائه می‌کند تا به همراه هم پروژه همواره در مسیر رسیدن به هدف قرار داشته باشد.

راهنمای Agile Practice Guide، دو رویکرد دیگر نیز در چرخه حیات پروژه و پیش از رویکرد چابک در نظر می‌گیرد، رویکرد تکرار شونده یا iterative و افزایشی یا Incremental که به اختصار در جدول زیر مشخص شده‌است.  این دو رویکرد و مفهوم آن‌ها که در کنار هم بخشی از رویکرد چابک هستند را در مقالات دیگر بررسی خواهیم کرد.

رویکرد هیبرید:

در کتاب مدیریت پروژه هیبریدی این‌گونه تعریف می شود:

رویکرد هیبریدی، ترکیبی از رویکردهای پیش بینی پذیر (سنتی/آبشاری) و انطباقی برای تحویل  ارزشی است که توسط محصول، پروژه و متغیرهای سازمانی تعیین شده‌است.

در این رویکرد عناصری از مدیریت پروژه آبشاری و چابک با هم ترکیب می شوند تا مناسب‌ترین روش‌های اجرای یک پروژه مشخص حاصل شود. هر کدام از دو رویکرد محدودیت‌هایی برای دستیابی به اهداف پروژه ایجاد می‌کنند. می توان گفت قواعد مشخص و قطعی برای مدیریت پروژه هیبریدی وجود ندارد و در مسیر مشاوره مدیریت پروژه و برای هر پروژه مناسب‌سازی خواهد شد.

به عنوان مثال پروژه تولید ساعت ورزشی را می‌توان به دو بخش نرم‌افزاری و سخت فزاری تقسیم کرد، در بخش اول وارد چرخه‌های بازخورد می‌شویم که هدف، رسیدن به نیازها و مطلوبیت مد نظر بازار و مشتری است، و در مشاوره مدیریت پروژه برای رویکرد چابک در نظر گرفته می‌شود. حال آنکه تولید سخت افزاری ساعت از طریق رویکرد آبشاری و با برنامه‌ریزی و اجرا انجام خواهد شد. و می‌تواند زیر چتر مشاوره ایزو 21500 قرار گیرد. در بسیاری از پروژه‌ها، فازِ طراحی قابلیت اتخاذ رویکرد چابک دارند. در شکل زیر چرخه حیات پروژه‌ تولید یک محصول جدید (مثل یک موتور سیکلت برقی) نشان داده شده‌است.

شکل 6 نمونه چرخه حیات یک پروژه با رویکرد هیبریدی

جمع بندی:

در مقالات بعدی به تبیین و توضیح هر کدام از رویکرد‌ها خواهیم پرداخت. در مشاوره مدیریت پروژه به این اصل مهم توجه می‌کنیم که هدف اصلی تلاش برای موفقیت پروژه‌هاست و راهنماها، متودولوژی‌ها و استانداردها همچون جامه‌ای هستند که باید بر تن سازمان و پروژه بنشینند لذا انتخاب رویکرد مناسب و پیاده سازی آن براساس وضعیت، ابعاد و نیازهای سازمان و پروژه انجام می‌شود. خدمات مشاوره در سطوح مختلف یکی بخش چابک و دیگری آبشاری مانند مشاوره ایزو 21500 و یا در قالب ترکیبی از آن‌ها انجام خواهد شد.