مشاوره ایزو و استانداردهای بین­المللی امروزه یکی از مهمترین خدمات شرکت­های مشاوره مدیریت محسوب می­شود. در این سری از مقالات قصد داریم با توجه به تجربیات،  نحوه مشاوره ایزو را به صورت اصولی آموزش دهیم.

در این مقاله و در ادامه مقالات پیشین ابتدا مراحل اجرای پروژه مشاوره ایزو را بیان می­کنیم. یک پروژه مشاوره ایزو به طور معمول از مراحل زیر تشکیل شده است:

1. فاز شناخت اولیه یا گپ آنالیز
2. فاز برگزاری آموزش­های تخصصی و عمومی
3. فاز طراحی سیستم شامل تدوین خط مشی، روش­های اجرایی، دستورالعمل­ها و …
4. فاز اجرا و ثبت سوابق
5. فاز ممیزی داخلی و رفع عدم انطباق­های بالقوه و بالفعل
6. همراهی سازمان در ممیزی نهایی

در این مقاله قصد داریم فاز طراحی سیستم را در یک پروژه مشاوره ایزو بررسی کنیم.

3. فاز طراحی سیستم

پس از نیازسنجی و برنامه ریزی برای اجرای آموزش های تخصصی و عمومی برای پرسنل، اکنون پروژه مشاوره ایزو در مرحله طراحی سیستم قرار دارد. منظور از طراحی سیستم آن است که مشاور ایزو با توجه به وضعیت سازمان برای استقرار الزامات استاندارد مورد نظر، مستندات مورد نیاز را طراحی می کند.

در ابتدا باید مستندات سیستم را در پروژه مشاوره ایزو تعریف کنیم:

مستندات ایزو، عبارتند از مدارکی که توسط مشاور ایزو برای سازمان طراحی می­شود و با اجرای این مستندات، الزامات استاندارد در سازمان استقرار می­یابد. مستندات ایزو به طور معمول عبارتند از :

• خط مشی کیفیت
• اهداف کیفی
• نظامنامه سازمان
• روش­های اجرایی
• دستورالعمل­ها
• فرم ها
• …

به طور معمول اهمیت و حجم مستندات سیستم های مدیریتی با استفاده از هرم مستندات نشان داده می شوند:

یک اصل کلی در طراحی مستندات وجود دارد و آن اینست که هر سازمان طراحی مستندات منحصر به خود را دارد. معنای این جمله آن است که اصولا نباید پروژه های مشاوره ایزو با طراحی های یکسانی پیش روند مگر آن که دو یا چند سازمان از هر لحاظ مشابه یکدیگر باشند.
برای طراحی مستندات سیستم مدیریتی مورد نظر، در ابتدای پروژه مشاوره ایزو، مشاور مصاحبه هایی با مسئولین فرایندها انجام می دهد. هدف از انجام این مصاحبه ها آن است که وضعیت دقیق فعلی فرایندها مشخص شود. همانگونه که پیش از این بیان شد، وضعیت کلی سازمان در فاز اول (شناخت) مشخص می شود و در این فاز مشاوره ایزو با مصاحبه با مسئولین فرایندها وضعیت دقیق تر هر فرایند را تعیین می کند. همچنین با مصاحبه با مسئولین فرایندها نیازمندی های سازمان نیز مشخص می گردد.

نکته مهم دیگر در طراحی مستندات آن است که الزاماً حجم بالای مستندات نشانگر کیفیت پروژه مشاوره ایزو نیست. طبق یک باور قدیمی ولی اشتباه، هر قدر زونکن هایی که مشاور در طول پروژه مشاوره ایزو تشکیل       می­دهد بیشتر باشد، مشاور تبحر بیشتری دارد. در حالی که حجم مستندات مطابق متن استاندارد ISO 9001 بستگی به پیچیدگی فرایندها و وضعیت آمادگی نیروی انسانی دارد و الزاما حجم بالای روش های اجرایی و … مناسب نیست.