صدور گواهینامه ایزو

ایزو 14105:2011، ISO 14105:2011

مدیریت مستندات – مدیریت تغییرات برای سیستم مدیریت مستندات الکترونیک

مشاوره ایزو و استانداردهای بین المللی امروزه یکی از مهمترین خدمات شرکت­ های مشاوره مدیریت محسوب می­ شود . به طور عام ، پس از اتمام مشاوره ایزو سازمان در پی صدور گواهینامه ایزو است . در این سری از مقالات قصد داریم با توجه به تجربیات، مزیت­ های صدور گواهینامه ایزو را برای استانداردهای مدیریتی مطرح بیان نماییم . در این مقاله به استاندارد ایزو 14105:2011، ISO 14105:2011 می پردازیم.

صدور گواهینامه ایزو 14105:2011 ، ISO 14105:2011  الزاماتی را برای عوامل شناختی، فیزیکی، سازمانی و انسانی قابل استفاده در توسعه، انتخاب و اجرای سیستم مدیریت مستندات الکترونیک (EDMS) ، مطرح می کند.

صدور گواهینامه ایزو 14105:2011، ISO 14105:2011  چارچوبی را برای درک مسائل و مفاهیم اساسی عوامل انسانی و سازمانی مرتبط با اجرای سیستم مدیریت مستندات الکترونیک (EDMS) ، فراهم می آورد. در واقع این استاندارد بین المللی، اصول انسانی و ارگونومیک در ارتباط با طراحی و اجرای سیستم مدیریت مستندات الکترونیک (EDMS)، با توجه به مسائل اجرایی و محیطی و آموزش مزایای بهره وری طولانی مدت را تشریح می کند.

صدور گواهینامه ایزو ، استاندارد ایزو 14105:2011 ، ISO 14105:2011 ، پس از استقرار مراحل زیر قابل انجام است:

1. صدور درخواست ممیزی از سوی سازمان به C.B
2. ارائه فرم مشخصات از سوی C.B به سازمان
3. تکمیل فرم مشخصات سازمان و ارسال فرم برای C.B
4. ارسال قرارداد ممیزی و صدور گواهینامه ایزو از سوی C.B به سازمان
5. امضای قرارداد و انجام عملیات مالی توسط سازمان
6. برنامه ریزی برای انجام ممیزی در STAGE1 و STAGE 2
7. انجام ممیزی مرحله اول توسط تیم ممیزی C.B
8. انجام ممیزی مرحله دوم توسط تیم ممیزی C.B
9. ارائه گزارش ممیزی از سوی سر ممیز به کمیته مرتبط در C.B
10. جمع بندی و نتیجه گیری در خصوص وضعیت صدور گواهینامه ایزو در کمیته مربوطه
11. ارسال گزارش ممیزی برای سازمان
12. صدور گواهینامه ایزو پس از رفع عدم انطباق های احتمالی و تحویل به سازمان

صدور گواهینامه ایزو استاندارد ایزو 30000:2009،  ISO 30000:2009  پس از استقرار استاندارد امکان پذیر خواهد بود. فهرست این استاندارد بین المللی عبارتست از:

• دامنه کاربرد
• واژگان و اصطلاحات
• توصیه هایی برای اجرای موفق EDMS
• کلیات
• مشارکت و ادغام
• برنامه ریزی استراتژیک: استراتژی تغییر سازمانی
• ارزیابی سازمانی
• مدل های جمع آوری اطلاعات
• توافقات فرایندی
• پرسشنامه ها
• مصاحبه ها
• گروه های کانونی
• برنامه مدیریت تغییر
• ارتباطات
• آموزش
• ملاحظات طراحی شغلی
• استفاده از مشاوران
• مدیریت زمان
• تبدیل بایگانی ها
• اهداف و مقاصد پروژه
• قابلیت استفاده
• تجزیه و تحلیل استفاده کاربر نهایی
• معیارهای ارگونومیک برای انتخاب سیستم مناسب EDMS
• کیفیت اساسی
• سازگاری
• سادگی
• انعطاف پذیری
• کنترل کاربر
• پاسخ دهی سیستم
• چک لیست استفاده از نرم افزار
• ارگونومی محل کار
• استفاده از مدیریت تغییر برای موفقیت سیستم مدیریت مستندات الکترونیک