برای تماس با گروه مشاوران S.B.C، فعال در حوزه آموزش و مشاوره استانداردهای مدیریتی به منوی تماس با ما مراجعه کنید.

در این مقاله قصد داریم در خصوص دو اصطلاح مهم ممیزی صدور گواهینامه ایزو و ممیزی مراقبتی را بررسی کنیم.

ممیزی صدور گواهینامه ایزو:

ممیزی صدور گواهینامه ایزو، همانگونه که در مقالات پیشین اشاره شد، بخش از فرایند صدور گواهینامه ایزو است که طی آن تیم ممیزی از طرف شرکت صدور گواهینامه ایزو در محل سازمان حاضر شده و میزان انطباق سازمان را با اصول استاندارد مورد نظر بررسی کرده و گزارش آن را به شرکت صدور گواهینامه ایزو ارائه می دهند. شرکت صدور گواهینامه ایزو مطابق گزارش واصله، در یک کمیته تصمیم گیری، وضعیت سازمان را مشخص می کند که صدور گواهینامه ایزو در شرایط فعلی برای سازمان قابل انجام است یا نیاز به اقدامات جانبی می باشد (به مقاله اقدامات پس از ممیزی ایزو مراجعه کنید.)

ممیزی صدور گواهینامه ایزو معمولا در دو مرحله انجام می گیرد:

مرحله اول که به آن stage one هم می گویند، عبارتست از بررسی مدارک و مستندات سازمان از حیث انطباق با آن چه در متن استاندارد الزام شده است. در واقع در این مرحله تیم ممیزی صدور گواهینامه ایزو صرفا مستندات سازمان نظیر خط مشی سازمان، اهداف سازمانی، روش های اجرایی، دستورالعمل ها، فرم ها و … را مشاهده کرده و در خصوص کفایت آن ها نظر می دهد. در پایان این مرحله ممکن است ممیز کفایت مستندات را تایید کند و اجرای فاز دوم ممیزی صدور گواهینامه ایزو آغاز شود و یا ممکن است مهلت زمانی به سازمان داده شود تا مدارک و مستندات ناقص را تکمیل نماید. ممیزی Stage one می تواند در محل سازمان باشد (on-site)و یا به صورت دورکاری (off-site) انجام گیرد.

مرحله دوم که به stage two نیز معروف است، مرحله ای است که طی آن تیم ممیزی صدور گواهینامه ایزو در محل سازمان حاضر شده و نحوه اجرای مستندات تایید شده در گام قبل و سوابق اجرای آن را مورد بررسی قرار می دهد. در واقع در این مرحله است که مشخص می شود سازمان به صورت عملیاتی تا چه میزان الزامات استاندارد را استقرار داده و مستندات طراحی شده را اجرا کرده است. در خصوص اتفاقاتی که ممکن است پس از اجرای فاز دوم ممیزی صدور گواهینامه ایزو رخ دهد به مقاله پس از ممیزی مراجعه نمایید.

ممیزی مراقبتی:

 در صورتی که مطابق ممیزی صدور گواهینامه ایزو، سازمان موفق به اخذ گواهینامه ایزو مربوطه شود، در واقع در ابتدای راه بهبود مستمر قرار گرفته است! به معنای دقیق تر، دریافت گواهینامه ایزو آن طور که برخی مدیران تصور می کنند پایان راه نیست، بلکه آغاز راهی به سوی بهبود مستمر است. سازمان می بایست سیستم مدیریت طراحی شده را در طول زمان زنده و پویا نگهدارد و برای بهبود این سیستم تلاش کند. در همین راستا، شرکت صدور گواهینامه ایزو برای کسب اطمینان از حفظ و نگهداشت سیستم مدیریتی که سازمان طراحی کرده است، به طور دوره ای اقدام به ممیزی سازمان می نماید. این دسته از ممیزی ها با نام ممیزی مراقبتی شناخته              می شوند. پس از صدور گواهینامه ایزو، گواهینامه مذکور تا 3 سال دارای اعتبار است به این شرط که طی 2 سال آتی 2 ممیزی مراقبتی در سازمان انجام گیرد. لذا با توجه به این نکته، اگر چه تعیین فواصل زمانی ممیزی مراقبتی در اختیار سازمان است، اما فاصله دو ممیزی مراقبتی نباید بیش از 1 سال باشد.

معمولاً در ممیزی های مراقبتی مدارک و مستندات دیگر بار مورد بررسی قرار نمی گیرند (البته به جز مدارکی که در این فاصله زمانی تغییر یافته اند) بلکه بیشتر هدف آن است که استمرار اجرای سیستم مدیریتی کنترل شود. در صورتی که سازمان در ممیزی مراقبتی موفق باشد، اعتبار گواهینامه ایزو توسط شرکت صدور گواهینامه ایزو تمدید می شود و چنانچه سازمان نتواند عدم انطباق های احتمالی را برطرف کند، امکان ساقط کردن گواهینامه ایزو از حیث اعتبار وجود خواهد داشت.