مشاوره ایزو و استانداردهای بین­المللی امروزه یکی از مهمترین خدمات شرکت­های مشاوره مدیریت محسوب می­شود. در این سری از مقالات قصد داریم با توجه به تجربیات،  نحوه مشاوره ایزو را به صورت اصولی آموزش دهیم.

در این مقاله و در ادامه مقالات پیشین ابتدا مراحل اجرای پروژه مشاوره ایزو را بیان می­کنیم. یک پروژه مشاوره ایزو به طور معمول از مراحل زیر تشکیل شده است:

1. فاز شناخت اولیه یا گپ آنالیز
2. فاز برگزاری آموزش­های تخصصی و عمومی
3. فاز طراحی سیستم شامل تدوین خط مشی، روش­های اجرایی، دستورالعمل­ها و …
4. فاز اجرا و ثبت سوابق
5. فاز ممیزی داخلی و رفع عدم انطباق­های بالقوه و بالفعل
6. همراهی سازمان در ممیزی نهایی

در این مقاله قصد داریم فاز ممیزی داخلی را در یک پروژه مشاوره ایزو بررسی کنیم.

5. ممیزی داخلی و رفع عدم انطباق های بالقوه و بالفعل

پس از اجرای مستندات و ثبت سوابق مطابق با فاز چهارم پروژه مشاوره ایزو، اینک نوبت کنترل سیستم مدیریت است. یک پروژه مشاوره ایزو بر طبق چرخه PDCA پیش می رود. این چرخه که به نام دکتر دمینگ شهرت یافته است، بیان می کند که کلیه سیستم ها باید 4 مرحله طراحی، انجام، کنترل و اقدام را انجام دهند. ممیزی داخلی در پروژه مشاوره ایزو با هدف کنترل سیستم انجام میشود. هدف از ممیزی داخلی آن است که سازمان از کمّ و کیف استقرار الزامات استاندارد مدیریتی مربوطه اطمینان حاصل کند و چنانچه نقاط ضعف یا عدم انطباق های بالقوه و بالفعل مشاهده گردید، اقدامات مناسب برای آن ها تعریف شود.

برای اجرای صحیح ممیزی داخلی در مراحل مشاوره ایزو، به طور معمول یک تیم از سازمان انتخاب می شوند که بسته به حجم و پیچیدگی های فرایندها و سازمان تعداد نفرات این تیم متغیر است. اما حداقل دو نفر باید باشند زیرا هیچ کس نباید واحد خود را ممیزی کند (اصل بی طرفی در ممیزی)

پس از انتخاب تیم از بین نفرات سازمان، آموزش این تیم که در فاز دوم مراحل اجرای پروژه مشاوره ایزو ارائه شده است، مرور می گردد. نفرات تیم ممیزی باید به نحوه انجام ممیزی داخلی و بندهای استاندارد مدیریتی مربوطه مسلط باشند. به طور کلی مشاور ایزو و یا شرکت مشاوره ایزو که در حال کار در پروژه است وظیفه آموزش و آماده سازی نفرات را برای ممیزی داخلی بر عهده دارد.

پس از تکمیل آموزش، می­باید برنامه ممیزی داخلی تدوین شود. در این برنامه مشخص می گردد که کدام یک از اعضای تیم ممیزی برای اجرای صحیح این فاز از پروژه مشاوره ایزو، باید کدام واحدهای سازمانی را ممیزی نمایند و زمان بندی ممیزی داخلی به چه ترتیب خواهد بود و این برنامه به واحدهای سازمانی نیز ارائه می شود.. این روال دقیقا منطبق با روالی است که سازمان های گواهی دهنده برای ممیزی نهایی یا شخص سوم دنبال خواهند کرد. (اگر معنای ممیزی شخص سوم را نمی دانید به مقالات وبسایت در این زمینه مراجعه کنید).

پس از برنامه ریزی اجرای ممیزی داخلی، اکنون نفرات تیم ممیزی مطابق برنامه در واحدهای سازمان حضور یافته و معمولا مطابق یک چک لیست که حین اجرای مشاوره ایزو در اختیار گرفته اند اقدام به بررسی انطباق واحدهای مختلف و فرایندهای آن ها با الزامات استاندارد مدیریتی مربوطه می کنند.

ممیزی داخلی همانگونه که حین آموزش های تخصصی (فاز دوم پروژه مشاوره ایزو) به نفرات منتقل شده است، نباید ابزاری برای تسویه حساب های شخصی نفرات سازمان قلمداد شود! تنها هدف ممیزی داخلی بررسی انطباق سازمان با استاندارد است. لذا به این نکته باید در آموزش ها توجه وافر شود.

توصیه می کنیم خوانندگان محترم نیز حداقل یک بار استاندارد ISO 91011را مطالعه کرده باشند. این استاندارد به نام استاندارد “راهنمای ممیزی سیستم های مدیریت” توسط سازمان جهانی استاندارد منتشر شده است.

توضیحات لازم در خصوص تعریف اقدامات مناسب برای عدم انطباق های بالقوه یا بالفعل (مطابق گام چهارم پروژه مشاوره ایزو) در مقاله بعد ارائه خواهد گردید.